La coordinadora de casamientos
por Nancy Nehmer
Coordinar un casamiento puede resultar causador, pero también es un ministerio encantador.
En la comedia musical Mi bella dama, uno de los principales protagonistas canta: «Háganme llegar a tiempo a la iglesia». Y aunque cantaba sobre su propio casamiento, advertía a sus amigos sobre una de las cosas más críticas de las bodas: llegar a tiempo.
Hacer llegar todo y a todos a tiempo es exactamente la función de quien coordina un casamiento. Es quien, pasando lo más desapercibido posible, «maneja los hilos» de la boda. En muchos lugares, esta coordinación corre por cuenta de la madre de la novia, -o la del novio. En otras ocasiones son los mismos novios quienes deben tener esto bajo su propia dirección. Con las tensiones que se viven en ese tiempo, creo que lo mejor es que alguien respetable de la iglesia comprenda lo que estas personas viven y asuma amorosamente el servicio de coordinación de la boda, para que cada esté en su lugar.
En muchas iglesias ha sido, no pocas veces, el mismo pastor quien ha ayudado con esto, pero creo que es bueno liberar también al ministro de estas cosas. Tal vez su esposa, tal vez otra señora de la iglesia, …una de nosotras que podamos amar y servir de esta forma en un momento tan trascendente.
Yo no soy esposa de pastor, pero he estado actuando como coordinadora en los casamientos de nuestra Iglesia durante cinco años y he ayudado a 75 novias. Hay cientos de maneras en que se puede ayudar en los detalles del procedimiento.
Hay tres puntos de preocupación en un casamiento. Para cada una de ellas he hecho una lista de las cosas que una coordinadora puede hacer para ayudar a la novia, al pastor y a la congregación.
PLANEAMIENTO – Un casamiento cristiano es un acto de reverencia. Y como en todo acto de reverencia, debemos considerar cada uno de los elementos y planearlos de modo tal que se complementen bien entre sí.
La ceremonia en sí es planeada por el pastor y la pareja. Muchas veces, distintos integrantes de las dos familias se disputan la influencia en el cómo de la ceremonia, inhibiendo a los novios en las definiciones practicas. El pastor, con amor y paciencia, puede ayudar a los protagonistas a definir mejor lo que quieren. En cambio, la función de la coordinadora es la de recordar a la novia otros detalles que necesitan su atención.
Cuando la novia ha fijado la fecha en nuestro calendario, me reúno con ella y recorremos la iglesia para que se familiarice con el equipo con el cual se puede contar. Le doy un resumen de las costumbres de la Iglesia en cuanto a los casamientos. Estas costumbres -mínimas- deben ser expresadas antes de hacer planes. De esta manera se evitan expectativas implícitas no habladas. Muchas veces ha pasado que, a último momento y en medio de la ceremonia, alguien exclama: «Ah, yo creía que era la iglesia la que se ocupaba de las flores». Todos los detalles deben ser hablados convenientemente, a fin de evitar una desilusión.
En esa «caminata» le explico que mi meta es estar correctamente informada de todos los detalles del día de la boda, de manera de poder contestar cualquier pregunta que se me haga, a la vez de supervisar que todo está ocurriendo según lo previsto. De esta forma, la novia y su mamá pueden simplemente venir a la boda y disfrutarla. Esto es posible si han planeado bien con la coordinadora su trabajo y sus preocupaciones han encontrado respuesta. También le digo que les voy a presentar todo el panorama a los demás participantes en el ensayo, cuando hayamos decidido todos los quién, qué, cuándo y dónde.
Luego me ofrezco para ayudar en los primeros detalles de la planificación, en la medida que la novia lo desee. Muchas novias disfrutan de buscar su propio fotógrafo, florista y músicos. Otras, en cambio, prefieren mi recomendación.
A veces resulta eficaz señalar ciertas reglas de etiqueta, de manera que la coordinadora debiera estar familiarizada con ciertas costumbres generales y sanas en su país.
Para mí, un detalle importante es tener las direcciones de todos los que están involucrados; desde la novia hasta la prima segunda que va a hacer de solista. Si tienen teléfono, mejor. Vuelvo a cotejar y aclarar las costumbres de la iglesia con el fotógrafo, el florista, el proveedor y los músicos antes de tiempo. Si no están en la iglesia a la hora especificada, puedo llamarlos. Me acuerdo de una solista que apareció un día después del casamiento.
ENSAYO – Algunos días antes de la ceremonia -no muchos- debemos tener un encuentro en el lugar donde será la boda para hacer los ajustes necesarios y sus prácticas. Si deseamos honrar a los novios y a todos los presentes con un buena ceremonia, debemos ensayarlo antes.
Todos los participantes en la boda deben estar en ese ensayo, desde el pastor hasta los ujieres. Y todos deben saber, exactamente, qué es lo que deben hacer y en qué momento.
Estos datos a continuación, pueden ser muy útiles.
Decirles a todos que el ensayo tendrá lugar 15 minutos antes de la hora que, en realidad, tú quieres que en verdad se realice.
Pedirles a todos los músicos que estén presentes en el ensayo para que sepan cuál es su pie (pie: termino típico del ambiente artístico que se usa para denominar aquella acción anterior de otro protagonista, lo que señalará su tiempo de actuar),
Cuando estamos en la etapa de planeamiento, le indico a la novia que haga una lista de las cosas que debe traer el ensayo: honorarios a pagar -si es que los hay-, una lista de invitados, dos lapiceras (por si una falla), un rollo de cinta adhesiva, la grabadora y un casete de 90 minutos si es que se va a grabar la ceremonia. Si desean entregar programas impresos, deben traerlos ya al ensayo, y así con todos los elementos -por las dudas, pídeles un cable de prolongación. Cuantas más cosas se traigan de antemano, menos posibilidad habrá de que luego se olviden.
Después que todo ha sido ensayado por partes, dando a cada uno sus instrucciones, se puede hacer un último ensayo general, desde el comienzo y hasta la despedida de los invitados, con cada persona actuando de acuerdo con las instrucciones ya recibidas. Los músicos necesitan tocar los primeros y últimos acordes. El pastor únicamente las primeras y las últimas frases.
La última palabra de la coordinadora en el ensayo es recordar a cada uno la hora en que debe llegar a la iglesia. Muy buena sugerencia es el darles a cada uno un pequeño papel que diga su nombre y el horario de llegada.
EL DIA DE LA BODA – Las funciones más importantes de la coordinadora son las de tomar decisiones anticipadamente y ubicar a cada uno adecuadamente en su papel el día del ensayo, pero también debe ser la que resuelva los problemas el día de la boda. Quizá mi papel más valorado es el de asegurar a los participantes que todo está bajo control y por consiguiente pueden relajarse y disfrutar.
Llego a la iglesia con suficiente tiempo como para chequear los arreglos florales antes de que comiencen a llegar los invitados. Sincronizo mi reloj con el de los demás y con los de la iglesia, y me ocupo de que todo se haga de acuerdo con lo planeado, dando una mano al fotógrafo si es necesario. A menos que algo verdaderamente sustancial esté presentándose, no permitirnos ningún tipo de cambios en el programa. Y para esto se necesita el respaldo de la autoridad pastoral.
Si se toman fotografías de antemano, me aseguro que el recinto que se usara para ellos esté libre 45 minutos antes de la ceremonia. Sugiero que se provea un refrigerio previo a los participantes -fotógrafos, ujieres, preparadores de la capilla- y que un voluntario se ocupe luego de dejar todo en orden.
Luego repaso las instrucciones respecto a la ubicación de cada uno y me ocupo de todos los detalles de último momento: la alfombra, las velas, las flores para cada uno de los participantes, los anillos, y cualquier otro detalle que la novia y yo hayamos decidido juntas. Después que el novio -padrinos- ha tomado su lugar, le aviso a la novia que es su momento de entrar.
La presencia de la coordinadora en estos momentos tan tensos alivia machas presiones. Todos saben que alguien está en control de los detalles. La novia y su mamá están tranquilas que alguien que conoce sus deseos está atenta y tiene todo bajo cuidado.
Una ultima consideración: la coordinadora trata de no hacerse notar. Cuando quien coordina una boda se hace notar, o su voz se escucha insistentemente, o se la ve dando órdenes y haciendo señas, la ceremonia se ha arruinado, porque la atención se ha desviado de lo más importante, los novios, hacia alguien que sólo debe servir como complemento.
Apuntes Pastores. Volumen VIII Número 2