10 consejos para la desintoxicación del correo electrónico

Después de la publicación de ayer que destacó la avalancha de correos electrónicos que nos está ahogando a tantos de nosotros, estos son los pasos que tomo para contener la inundación. Me encantaría saber lo que haces en los comentarios a continuación.

1. Reviso el correo electrónico tres veces al día.

Hago una revisión rápida tan pronto como llego a mi escritorio a las 7:15 a.m. Esto es principalmente para asegurarme de que no haya familiares urgentes. mensajes del Reino Unido durante la noche. Muy rara vez respondo a los correos electrónicos sobre este cheque, a menos que haya una emergencia.

Mi segundo cheque es a las 12 del mediodía. Nuevamente, muy rara vez respondo a algo en este cheque a menos que sea algo urgente de un colega o en mi congregación.

Mi tercer cheque es alrededor de las 3 p.m. cuando proceso todo mi correo electrónico en un lote hasta que (idealmente) No tengo nada en mi bandeja de entrada.

2. Establecí un límite de tiempo de aproximadamente 45 minutos para procesar el correo electrónico.

Este plazo me obliga a minimizar el tiempo en cada correo electrónico y exprimir tantos como pueda dentro del tiempo. Los mantengo tan breves y al punto como sea posible. Si hay un correo electrónico que va a tardar más de lo habitual, normalmente lo pongo en una carpeta marcada como viernes. Si hay correos electrónicos que no he recibido en ese tiempo, generalmente los dejo en mi bandeja de entrada hasta el día siguiente y los trato primero.

3. Cada viernes por la tarde, dedico una hora adicional a correos electrónicos más largos.

Aquí es cuando proceso mi «Carpeta del viernes». Estos son correos electrónicos que me involucran investigando u ofreciendo algún asesoramiento/consejo pastoral. Por lo general, los proceso en el orden en que los recibí. A veces llego a tres o cuatro, a veces menos. Si parece que no voy a volver con alguien por un tiempo, se lo haré saber. También uso esta hora para procesar cualquier mensaje de Facebook.

4. Compruebo el correo electrónico dos veces los fines de semana.

Echo un vistazo rápido una vez el sábado y otra el domingo y muy rara vez respondo a alguno.

5. No reviso el correo electrónico durante las vacaciones.

Cuando me voy de vacaciones, configuro una respuesta automática especificando las fechas en las que estoy fuera de la oficina y no responderé al correo electrónico. En la respuesta automática, doy la dirección de correo electrónico de mi asistente, Sarah, y les pido que se comuniquen con ella si hay algo que no puede esperar. Luego decide si contactarme por mensaje de texto o simplemente pedirle a la persona que espere.

6. Tengo respuestas estándar para mi asistente.

Tengo de cuatro a cinco respuestas estándar para que mi asistente envíe preguntas y consultas comunes. Estos incluyen solicitudes de consejería/asesoramiento, sermones/discursos, reseñas de libros, patrocinios de libros. Solía usar esto más y necesito volver a usarlo (¡mi culpa, Sarah!).

7. Delego algunas respuestas.

A veces le pido a mi asistente oa un estudiante que responda un correo electrónico por mí. Puedo dar una breve orientación y dejarles la redacción exacta a ellos.

8. Retraso algunas respuestas.

Si alguien me envía demasiados correos electrónicos, a menudo retraso la respuesta unos días o una semana más o menos. No hago esto muy a menudo, pero he descubierto que retrasar las respuestas reduce las expectativas y eventualmente reduce los correos electrónicos innecesarios.

9. No me siento obligado a responder todos los correos electrónicos.

El correo electrónico ha hecho posible que casi cualquier persona acceda a nosotros en cualquier momento del día (o de la noche) con una solicitud o una pregunta. eso puede tomar de 15 a 30 minutos para responder. Ha habido momentos en mi vida en los que podría haber ocupado la mayor parte de mi jornada laboral respondiendo correos electrónicos de personas que nunca he conocido o conocido. Ya no me siento obligado a hacerlo. Solía sentirme culpable si no respondía. No más. Mis principales responsabilidades son con el Seminario y la congregación que me llamaron (y me pagaron) y debería sentirme culpable si no los estoy sirviendo de la manera que prometí. Por eso, a menudo le pido a mi asistente que me explique que no puedo responder debido a mi obligación moral de servir a mis empleadores.

10. Mantengo la basura fuera de mi bandeja de entrada.

Esta es una batalla constante, pero regularmente purgo mi bandeja de entrada para asegurarme de que no se sature con boletines, ofertas, promociones, spam, etc. Me distrae demasiado cuando trato de procesar un correo electrónico real.

11. Desactivo todas las notificaciones.

Odio la idea de ser interrumpido constantemente por pitidos y pancartas en mi teléfono o computadora. Creo que es una locura si estamos tratando de hacer un trabajo que valga la pena y entrenar nuestros cerebros para pensar bien y pensar profundamente.

Espero que algunos de estos consejos te ayuden. Me doy cuenta de que algunos de ellos pueden no ser aplicables en su situación. Y, como dije, espero que tú también puedas darme algunos consejos.