4 pasos para reclutar y capacitar rápidamente a voluntarios de la iglesia

Por Todd Adkins

Lejos con demasiada frecuencia, cuando hay una brecha en el ministerio en nuestras iglesias, nos enfocamos en la ubicación del liderazgo sobre el desarrollo del liderazgo. Nos conformamos con cuerpos cálidos en lugar de voluntarios semanales. Después de todo, se acerca el domingo y necesitamos a alguien que llene los vacíos.

No necesito decirles que reclutar y desarrollar voluntarios es difícil en cualquier época del ministerio; Los hallazgos de Lifeway Research muestran que pocos feligreses dicen que servir a los demás les resulta fácil. Y ahora, con las responsabilidades ministeriales que cambian rápidamente y las pautas que surgen de una pandemia, muchas iglesias se preguntan cómo reclutar y retener voluntarios para reabrir y sostener ministerios esenciales.

Con demasiada frecuencia, cuando hay una brecha en el ministerio en nuestras iglesias, nos enfocamos en la ubicación del liderazgo sobre el desarrollo del liderazgo. — @toddadkins Clic para tuitear

Nuestro equipo aboga por establecer un canal de liderazgo para el reclutamiento y desarrollo continuo de voluntarios. Pero, ¿cómo consigue los voluntarios que necesita, ya sea ahora mismo, para el otoño o el próximo año?

Estos son algunos pasos para ayudarlo a reclutar e incorporar voluntarios rápidamente. 

Descubra los roles de los voluntarios vulnerables

Debe saber qué roles de los voluntarios en su iglesia son vulnerables. Para evaluar rápidamente cada función, califique la eficacia de la función como baja, media o alta y el impacto de la función como bajo, medio o alto. Una vez que haya calificado la efectividad y el impacto del rol, observe si la persona que actualmente desempeña ese rol puede continuar sirviendo.

Si la persona o un miembro de la familia es parte de un grupo vulnerable, la respuesta puede ser «no» en este momento. Cuanto mayor sea la eficacia, mayor será el impacto y mayor será la vulnerabilidad, más crítico será el rol para cumplir con su iglesia para el ministerio esencial.

Debe saber qué roles de voluntarios en su iglesia son vulnerables. Haga clic para twittear

Esta evaluación puede parecer demasiado simplificada a primera vista. Algunos roles pueden ser más difíciles de reemplazar que otros porque requieren habilidades especializadas. O puede decir: «¿No son todos los voluntarios esenciales para llevar a cabo el ministerio?» Cubriremos una auditoría voluntaria completa en pasos posteriores, pero este ejercicio lo ayudará a ver primero los roles más vulnerables y de alto impacto.

Para estos roles críticos, aquí hay cuatro juicios a considerar cuando alguien no ha sido desarrollado como parte de su línea de liderazgo y necesita ocupar el puesto rápidamente. 

1. Visión: ¿La persona tuvo buen juicio y realizó decisiones cuando se trataba de los valores de su iglesia?
2. Estrategia: ¿Las decisiones de esta persona reflejaron su estrategia?
3. Crisis: ¿Cómo se manejó esta persona en la crisis cuando surgió? ¿Lo manejaron bien o se desmoronaron?
4. Personas: el juicio de las personas es lo más importante. ¿Esta persona tiene buen juicio sobre las personas? ¿Dirigen bien a otras personas? ¿Ponen a esas personas en buenas posiciones? Si es así, felicidades. Creo que ha encontrado a la persona para llenar su vacío.

Ahora los cuatro juicios solo deben usarse en una situación de emergencia. Pero cuando se encuentre en una situación difícil, este marco lo ayudará. Ahora es el momento de evaluar por completo sus roles de voluntario en toda la iglesia.

Auditar los roles de los voluntarios

Primero, identifique todas las funciones de los voluntarios en cada ministerio de su iglesia. Para cada rol, enumere el número actual de voluntarios que sirven en ese rol. Determine si el rol debe permanecer como está, debe hacer una pausa o debe adaptarse a esta temporada.

A continuación, agregue los nombres de los voluntarios actuales que sirven en cada rol para todas las áreas del ministerio. También tenga en cuenta la frecuencia con la que sirven y su servicio o turno asignado. Nuevamente, si un voluntario (o uno de sus familiares) es parte de una población vulnerable, considere si está bien que cumpla este rol de acuerdo con las nuevas pautas.

Con listas de roles y nombres, puede revisar cada ministerio para ver qué áreas están en riesgo, qué áreas tienen la mayor cantidad de puestos de voluntarios que están en pausa y qué voluntarios podrían reasignarse a áreas de necesidad. También puede ver qué voluntarios pueden estar en riesgo y ayudarlos a encontrar un rol más seguro en otro lugar.

Cree perfiles de roles de voluntarios

Crear perfiles de voluntarios o descripciones de puestos lo ayuda a establecer expectativas claras para todos los roles en su iglesia o ministerio. Si su iglesia ya usa perfiles de roles, ahora es el momento de evaluar y asegurarse de que reflejen las nuevas pautas establecidas para cada rol.

Crear perfiles de voluntarios o descripciones de puestos lo ayuda a establecer expectativas claras para todos los roles en su iglesia o ministerio. . — @toddadkins Haga clic para twittear

Cada perfil debe incluir las responsabilidades ministeriales semanales y las competencias básicas requeridas para servir. Cuando tiene una plantilla estandarizada para perfiles de roles, brinda claridad a sus voluntarios y líderes, muchos de los cuales probablemente sirven en múltiples roles y ministerios.

Entregarle a alguien un perfil antes de que ingrese un rol les permite conocer las expectativas antes de comprometerse, lo cual es especialmente importante en una temporada en la que es posible que necesite incorporar rápidamente nuevos voluntarios. Esta claridad lleva a otro punto importante con las listas de control del ministerio. 

Crear listas de control del ministerio

Sabemos que nuestro trabajo como líderes de la iglesia es equipar a los santos para la obra del ministerio, de acuerdo con Efesios 4. Pero la realidad es que no puedes regalar el ministerio a menos que hayas aclarado y simplificado los procesos del ministerio para entregarlo A menudo hay al menos dos personalidades cuando se trata de ceder las responsabilidades del ministerio.

Un «chef de hierro» piensa que es la única persona que puede completar las tareas del ministerio a su nivel. Estos líderes sacrifican equipar a los santos para el ministerio en el altar de la excelencia personal.

El siguiente es «abuela». Ahora la abuela sabe cómo hacer el pastel y a todos nos encanta. Pero el problema es que nunca se toma el tiempo de escribir la receta. Simplemente lo hace ella misma una y otra vez porque es muy rutinario para ella.

Lo que la mayoría de los procesos ministeriales necesitan es un enfoque de pastel en una caja. Dice: «Agregue dos huevos, una taza de agua y una taza de aceite a esta mezcla, revuelva bien, vierta en un molde engrasado y hornee por 35 minutos».

Cuando simplifica un proceso de ministerio al crear una lista de verificación, mejora su capacidad para equipar y desarrollar voluntarios, especialmente en una temporada de cambios rápidos. — @toddadkins Clic para tuitear

Cuando simplifica un proceso ministerial al crear una lista de verificación, mejora su capacidad para equipar y desarrollar voluntarios, especialmente en una temporada de cambios rápidos. Este proceso es escalable y repetible, y estas listas de verificación también facilitan la creación de responsabilidades semanales para sus perfiles de funciones.

Cuatro pasos de desarrollo para voluntarios

Nuestro equipo propone cuatro proceso de desarrollo de pasos: ministerio intencional, guiado, colaborativo y equipado, adaptado de Douglas Fisher y Nancy Frey, Better Learning Through Structured Teaching.

Normalmente, estas fases tardan semanas o meses en completarse. En esta temporada, sería fácil simplemente colocar a las personas en roles y conformarse con cuerpos cálidos para llenar los vacíos. Sin embargo, el encargo de Pablo en Efesios 4 es equipar a los santos para la obra del ministerio. No hay asterisco en las Escrituras que podamos omitir este enfoque durante las pruebas y las dificultades.

Durante la fase intencional, proporcione el perfil de función que creó y la capacitación ministerial en línea a través de una herramienta como Ministry Grid. Luego, pídale a un líder experimentado que se reúna con un nuevo voluntario por teléfono o Zoom. Si bien el perfil del rol y la capacitación en video cubren las responsabilidades del ministerio, la conversación permite preguntas y puntos de vista de la experiencia del voluntario experimentado.

Por ejemplo, si está reclutando un nuevo maestro del ministerio de niños, proporcione un perfil del rol y entrenamiento para el ministerio de niños. Luego, únalos con un maestro actual del ministerio de niños para repasar y discutir lo que han aprendido. puede que no tenga tiempo para eso.

En la fase guiada, empareje al nuevo voluntario con un voluntario experimentado durante una semana. Después de que el nuevo voluntario observe, permítales discutir la experiencia y prepararse para la siguiente fase de servicio conjunto. Para continuar con nuestro ejemplo de ministerio de niños, el nuevo maestro observaría al maestro experimentado y haría un seguimiento con preguntas de su tiempo en el salón de clases.

En la fase de colaboración, el nuevo voluntario interviene y sirve junto con el voluntario experimentado. Discuten la experiencia para solucionar problemas y responder preguntas. Con nuestro ejemplo, esto implicaría que el maestro nuevo y el maestro experimentado hagan equipo para la lección y la experiencia grupal de la semana.

En la fase equipada, el nuevo voluntario se hace cargo y el líder de la temporada observa. El voluntario experimentado luego pasa a capacitar a otros, pero está disponible para conversar a medida que surgen desafíos. Para completar nuestro ejemplo, aquí es cuando el nuevo maestro entra de lleno en el rol de enseñar y el maestro experimentado retrocede para verlos en acción. Analizan la experiencia para equipar mejor al nuevo maestro para que se sienta seguro en el rol.

No puedo dejar de enfatizar que habrá diferentes plazos para los diferentes roles ministeriales según las responsabilidades. Pero este modelo puede ayudarlo a agilizar el proceso cuando necesite rápidamente nuevos voluntarios. Reclute voluntarios y realinee los ministerios en Ministry Grid aquí.