Por Brian Boyles

No hay nada como sentarse a través de una reunión horrible. Al igual que yo, es probable que haya desperdiciado horas sentado alrededor de una mesa de conferencias cuando fácilmente podría haber estado haciendo algo mucho más productivo.

Servir en el ministerio por lo general requiere tiempo dedicado a las reuniones. Si se espera que usted dirija la reunión, la presión recae sobre usted para que sea productiva y eficiente. Si bien hay varias formas de hacer que una reunión sea productiva y eficiente, también hay varias formas de asegurarse de que realmente arruine una reunión.

No importa si está dirigiendo una reunión llena de miembros del personal pagados o una llena de voluntarios. Una reunión puede arruinarse sin importar quién esté en ella, porque una mala reunión es culpa de quien la dirige.

Evita estos cinco fracasos y tendrás más posibilidades de éxito mientras diriges su equipo a una mayor productividad y eficiencia.

1. Preséntate sin una agenda.

Esto comunicará a las personas a las que diriges que has pensado poco o nada en la reunión. Esto significa que es casi seguro que la conversación deambule, perdiendo el tiempo de todos y posiblemente nunca llegando a ningún tipo de conclusión.

Esto será peor si las personas de su equipo saben cómo es una reunión bien organizada. Es probable que algunos de los equipos que dirija incluyan personas que trabajan en organizaciones altamente productivas. Pueden trabajar en el campo secular y entienden el valor del tiempo.

Una agenda comunica el propósito y las metas de la reunión. Si se presenta sin una agenda pensada, escrita e impresa, su equipo es lo suficientemente inteligente como para saber que la reunión probablemente se arruinó incluso antes de que comenzara.

2 . Cubre demasiados temas en una sola sesión.

Es comprensible querer lograr mucho en una reunión. Es posible que se diga a sí mismo que una reunión es mejor que dos, por lo que se siente tentado a incluir el doble de contenido o discusión en la reunión de lo que debería.

Pero si hace esto, la reunión se arruinará. Una reunión bien dirigida mantiene un cierto ritmo que permite cubrir cada tema sin apresurarse demasiado. El objetivo de una reunión no es ver cuánto se puede cubrir; más bien, el objetivo es realmente lograr algo.

Es mucho mejor cubrir solo un tema si, al final de la reunión, todos pueden estar de acuerdo en que lograron algo como resultado de la reunión. Si quiere arruinar una reunión, trate de cubrir demasiados temas.

3. Concéntrese solo en el pasado.

Esto sucede mucho en las reuniones ministeriales cuando pasa todo el tiempo discutiendo informes de lo que sucedió en el pasado, incluso en actividades tan recientes como el fin de semana anterior. Este es un tipo común de reunión donde cada persona comparte un informe de cuántas personas asistieron el domingo pasado, cuántos voluntarios se presentaron y cuántos lugares deben llenarse.

No es que esta información no sea útil; es que este tipo de reuniones no hacen nada para mejorar la cultura del ministerio, ni lograr ningún tipo de objetivo. En su lugar, envíe esa información el día anterior a la reunión en un correo electrónico.

Luego, pase el tiempo alrededor de la mesa discutiendo soluciones para mejorar el ministerio, o cómo mejorar la cultura del ministerio, o cómo discipular mejor a las personas en el ministerio.

Sin embargo, si su objetivo es arruinar la reunión, dedique todo el tiempo a discutir lo que sucedió la semana pasada.

4. No se centre en las contribuciones individuales.  

Si en una reunión nadie sabe lo que se supone que debe hacer como resultado de la reunión, probablemente resultará en una pérdida de tiempo. En su lugar, cada vez que llegue al final de una reunión, hágala personal. Cada asistente debe involucrarse personalmente en la solución.

Asigne a cada persona una tarea para realizar. Me gusta hacer una especie de «cuestionario sorpresa» al final de cada reunión donde le pido a cada persona que explique lo que vamos a hacer y por qué lo vamos a hacer.

Claridad y propósito son herramientas poderosas para un ministerio efectivo. Hasta que estos dos sean claramente articulados por cada persona, la reunión no ha terminado. De lo contrario, la reunión se arruinará.

5. Ignore el presupuesto.

Una quinta forma de arruinar una reunión es no pensar en un monto de presupuesto que pueda dedicarse a la solución. Llamo a esto la etiqueta de precio. La mayoría de las soluciones vienen con una etiqueta de precio, por lo que siempre es mejor saber por adelantado cuánto se puede gastar.

En el ministerio, pocas cosas son más frustrantes que estar por encima del presupuesto. Dios ha dado a cada ministerio una cantidad de dinero para administrar. Si constantemente gasta más de lo que tiene el ministerio, la gente comenzará a pensar que no se le puede confiar un presupuesto y será menos probable que donen a ese ministerio en el futuro.

Una vez trabajé en un ministerio que nunca parecía tener dinero para invertir en ningún problema. Sin embargo, descubrimos que si pensábamos lo suficiente, Dios nos guiaría a una solución dentro del presupuesto que teníamos.

Cada vez que identificábamos un problema para resolver, una de las primeras preguntas que hacíamos en la reunión es el presupuesto que podríamos destinar a la solución. Pero, si quiere arruinar una reunión y un ministerio, ignore su presupuesto y gaste el dinero frívolamente.

Para que sus reuniones ministeriales sean más significativas y efectivas, hay algunas palabras simples que debe recordar. Es probable que haya notado que a lo largo de este artículo enfaticé una palabra clave debajo de cada uno de los cinco elementos: propósito, ritmo, pasado, personal y etiqueta de precio.

La próxima vez que planee tiempo con el personal de su ministerio o voluntarios, recuerden las cinco p: será mucho menos probable que arruinen la reunión.

BRIAN BOYLES (@brian_boyles) es el pastor principal de First Baptist Church de Snellville, Georgia y se desempeña como consultor de Iglesias Revitalizadas.