Por Danielle Ripley-Burgess

Un correo electrónico de un pastor de nuestra iglesia irrumpió en mi abarrotada bandeja de entrada con un poderoso mensaje que fue más allá de sus pocas palabras.

Había estado en un correo electrónico grupal con el pastor Dave y varios otros que estaban ayudando a iniciar un nuevo grupo pequeño en mi casa. En un esfuerzo por comunicar todos los detalles relacionados con nuestro nuevo grupo, comenzamos a enviarnos correos electrónicos para confirmar la logística y hacer preguntas.

En medio de nuestra cadena de correos electrónicos, se hizo referencia a un documento de capacitación, algo que el iglesia había preparado previamente para nuevos líderes como mi esposo y yo. Era un documento que no habíamos visto antes, o sobre el que no sabíamos preguntar. Entonces, le envié un correo electrónico al pastor Dave.

Le respondí a nuestro grupo: «La herramienta de entrenamiento suena bien, ¿cómo hacemos para acceder a eso?»

En menos de una hora, él envié un correo electrónico para responder a mi pregunta e incluí un archivo adjunto que revisé más tarde esa noche.

Rara vez en mi experiencia como profesional que trabaja, la comunicación por correo electrónico con un líder ministerial siguió un ritmo tan rápido y una respuesta tan rápida. El intercambio fue similar a algo que esperaría de la gente en el trabajo, pero no de la iglesia.

No solo me impresionó, sino que me sorprendió un poco (gratamente).

Y Mientras procesaba por qué su correo electrónico se destacaba tanto en medio de mi bandeja de entrada abarrotada, me di cuenta de que su rápida comunicación conmigo hizo más que empoderarme como líder. También me hizo sentir amado, visto y escuchado por mi iglesia durante el día de trabajo.

Desde ese intercambio inicial de correos electrónicos con mi pastor, me apasionó ayudar a poner palabras a lo invisible, a menudo etiqueta tácita que vive en el mundo del correo electrónico.

Creo que una forma de servir y amar bien a los demás es simplemente comunicarse bien. Y con 3.8 mil millones (¡y contando!) de usuarios de correo electrónico en el mundo, el correo electrónico es un modo crítico para que las iglesias lo utilicen cuando se conectan con la familia de la iglesia.

También he reconocido que no todos los pastores y líderes de la iglesia han trabajado en los mismos entornos dependientes del correo electrónico que muchos profesionales que trabajan, y es posible que muchos desconozcan la comunicación que puede orientar bien a un miembro de la congregación con mentalidad profesional.

Para cualquiera que desee obtener información sobre la cultura del correo electrónico, he aquí algunos consejos que he aprendido y puedo ofrecer.

1. Las respuestas rápidas por correo electrónico hacen que las personas se sientan valoradas.

El primer consejo que recibí como coordinador de cuentas ambicioso de 22 años fue responder a los correos electrónicos en un plazo de 24 a 48 horas. Y aunque no todas las industrias y lugares de trabajo funcionan con la misma adrenalina y expectativas que una agencia de publicidad, se ha demostrado que es un consejo útil.

No puedo explicarlo, pero a menudo nos sentimos importantes cuando alguien vuelve a nosotros de inmediato. Incluso cuando las respuestas son rápidas y similares a, “Recibido; trabajando en ello” o “Gracias por enviar. Oraré y me pondré en contacto contigo”, la confirmación de recibo valida al remitente.

Es por eso que el correo electrónico del pastor Dave significó tanto ese día. Respondió a mi pregunta no solo en un día, sino en menos de una hora. Si bien esto no siempre es factible (no siempre sigo el ritmo), es un buen objetivo a tener en cuenta.

Cuanto más rápida sea la respuesta, mejor.

2. Eliminar el correo electrónico de seguimiento es un acto de servicio.

Desafortunadamente, en cualquier entorno, es común que las personas no respondan a los correos electrónicos. En familias, empresas y congregaciones, algunas personas simplemente no responden los correos electrónicos.

De hecho, existe un software de administración de tareas en el lugar de trabajo que automatiza el seguimiento de los correos electrónicos porque se espera que las personas no respondan. Creo que todos sabemos que los seguimientos son importantes, pero requieren tiempo y energía. Una tarea para empujar, retroceder y «aumentar» en la bandeja de entrada a menudo recaerá sobre los hombros de alguien.

Si bien todos merecen gracia y recordatorios gentiles, es poderoso cuando la comunicación fluye tan bien que no se necesita un correo electrónico de seguimiento. Cuando nuestro pastor respondió con un archivo adjunto, sin necesidad de que yo lo incitara, me sirvió y honró mi tiempo.

3. Los correos electrónicos ofrecen claridad y control.

El archivo adjunto real que llegó a través del intercambio de correo electrónico brindó una estructura útil y una guía para servir. El documento contenía una lista de verificación y preguntas sugeridas para nuestro equipo. Era un archivo que podía descargar y abrir fácilmente. Hizo que las expectativas de liderar un grupo pequeño fueran muy claras.

Como madre trabajadora que hace malabarismos con la carrera y las responsabilidades del hogar, además de liderar un nuevo grupo pequeño, la claridad me trajo paz y confianza. Puedo hacer esto, pensé, después de leer el material.

Aprecié el breve correo electrónico que me dio pasos específicos y no me inundó con información que no es relevante para el tema en cuestión. Esto fue similar al tono y flujo de mis correos electrónicos de trabajo diarios, y lo aprecié.

4. Los correos electrónicos a menudo pueden ser un modo preferido de conexión.

Envío muchos correos electrónicos por motivos de trabajo. Así es como a menudo me comunico con los clientes, recibo tareas y comparto comentarios. De muchos de los modos de comunicación (llamadas, mensajes de texto, redes sociales, correo postal, notificaciones de la comunidad en línea), me gusta el correo electrónico si hablamos de recursos y herramientas porque puedo recordar dónde encontrar la herramienta e imprimirla fácilmente.

Cuando nuestro grupo decidió enviar un correo electrónico al pastor, significó mucho que el pastor respondiera por correo electrónico. No llamó para discutir mi pregunta porque prefería hablar por teléfono. Tampoco nos envió un mensaje en una plataforma diferente que le gustara más.

A veces es necesario un cambio de modo en el ministerio cuando surgen temas delicados, pero muchas veces cuando se trata de capacitación o preguntas pequeñas, seguir con el modo preferido es ideal, especialmente si se trata de correo electrónico.

5. Incluir a otros a través de un «cc» genera unidad.

Nuestro equipo recurrió al correo electrónico porque seis de nosotros necesitábamos estar en la misma página y compartir recursos. A medida que todos nos enviábamos correos electrónicos, muchos mensajes iban y venían con aclaraciones, archivos adjuntos solicitados y apreciación.

Debido a que todos usaron la función «cc» del correo electrónico, todos en el mensaje recibieron la información y las herramientas al mismo tiempo. Mismo tiempo. Todos nos sentimos incluidos, como si fuéramos una parte crucial de este esfuerzo ministerial. No teníamos «conversaciones paralelas» en el correo electrónico.

El día que el pastor Dave se tomó un momento de su día para responder rápidamente a mi correo electrónico, yo estaba en el extremo receptor de un pequeño acto que hizo la mayor diferencia. Su pequeño acto de servicio se basó en la intención de comunicarse bien, lo que a su vez puede ser un ministerio en sí mismo.

Una breve respuesta por correo electrónico puede enviar un fuerte mensaje a aquellos a quienes dirige.