8 Alternativas a convocar otra reunión de equipo en tu iglesia

Has estado allí, en esa reunión interminable en la que todo lo que puedes pensar es en el hecho de que lo siguiente en tu lista de tareas pendientes es otra ¡reunión!

Lo has pensado antes, «Tiene que haber una mejor manera de hacer reuniones en la iglesia«.

8 alternativas a convocar otra reunión de equipo en su iglesia

Hace unos años, consideré cuánto tiempo invertía nuestra iglesia en reuniones y cómo ese ritmo regular le estaba costando a nuestro equipo. Dondequiera que miraba, veía reuniones en nuestra organización, incluidas reuniones para:

• Revisiones de servicios semanales
• Ministerio de niños antes del juego
• Comprobaciones del flujo de trabajo del equipo de administración
• Planificación del servicio
• Lluvia de ideas en grupos pequeños
• Discusiones del equipo líder
• …y la lista sigue

Si bien las reuniones pueden ser una herramienta útil para impulsar la misión de su iglesia, las reuniones descuidadas pueden ser una pérdida total de tiempo para su equipo y para la iglesia en general. Algunos problemas comunes que he visto en las iglesias con demasiadas reuniones desenfocadas son que:

• Más bien en lugar de centrarse en los temas críticos, se convierten en un momento para que las personas deambulen de un tema a otro.
• Las personas equivocadas están en la sala para los temas en cuestión, mientras que las personas adecuadas están sentadas en conversaciones interminables que no requieren su aporte.
• La inspiración de su equipo puede ser agotado ya que las personas se sientan en reuniones inútiles de forma regular.
• Las reuniones pueden ser interminables, lo que significa que las personas que pueden durar más tiempo se salen con la suya en la organización .

Cada reunión debe ser un momento y un lugar donde se toman decisiones. Debe haber una tensión inherente a medida que a las personas se les presentan opciones para elegir. El peor tipo de reunión es informativa, donde no se toman decisiones y las personas simplemente se ponen al día sobre lo que está sucediendo en la iglesia. Evite las reuniones que son puramente informativas.

Los líderes efectivos de la iglesia tratan de erradicar las reuniones inútiles de «solo intercambio de información» y encuentran otras formas de mantener al equipo al tanto de lo que sucede. sucediendo en la iglesia. Como tal, necesita estrategias alternativas para mantener a su gente alineada. Aquí hay ocho alternativas de reunión para su equipo:

Ritmos regulares de correo electrónico

Escriba un correo electrónico regular que sea divertido y útil, y su equipo léelo. Prometo. Empaca el correo electrónico con información que realmente querrán leer. Envíelo con la suficiente regularidad y eliminará la necesidad de reunir a su equipo para mantenerlos informados. Asegúrese de que cada correo electrónico siga el enfoque VIP:

• Visión // Recuerde a las personas por qué está haciendo lo que hace como iglesia.
• Información // Haga que sus correos electrónicos sean los principales forma en que su equipo recibe los datos que necesitan sobre el ministerio. Si es útil, ¡lo abrirán!
• Personal // No escriba sus correos electrónicos como si estuviera dirigiéndose a una masa de personas anónimas; escríbalos como si se los estuvieran enviando directamente a un amigo.

Software de gestión de proyectos

Hay muchas herramientas que los equipos pueden usar para Seguimiento de tareas, metas y proyectos. El software de gestión de proyectos proporciona una excelente manera para que los equipos se mantengan actualizados sin necesidad de reunir a todos. Este tipo de software no es gratuito, pero es una herramienta fácil de usar y escala bien con el tiempo a medida que aumentan las demandas de su equipo.

En muchos sentidos, el fin de semana es un gran proyecto continuo en tu iglesia Muchas iglesias han encontrado que el Centro de Planificación es de vital importancia para la comunicación y la colaboración en la organización de servicios de fin de semana.

Otros ejemplos de software de gestión de proyectos incluyen:

• Basecamp // Este el software con un enfoque de colaboración está disponible por $99 por mes.
• Proceso dulce // Basado en un enfoque de lista de verificación para la interacción, este software cuesta $115 por mes.

Envíe una nota de voz

Otra forma de conectarse a un nivel aún más personal es enviar una nota de voz. Puede enviar los memorandos por correo electrónico a las personas para que escuchen directamente de usted. La mayoría de los teléfonos tienen una aplicación de grabación de voz estándar, lo que le facilita grabar algo para su equipo.

Idea adicional: También puede usar un servicio telefónico automatizado como Phonevite para envíe la nota de voz a grandes grupos de personas en su comunidad. (¡Piense en incluir a cada líder de equipo en su iglesia!)

Reuniones «de pie» de 5 a 10 minutos

Sé que algunas iglesias han encontrado grandes éxito con reuniones de equipo rápidas regulares diseñadas para compartir información brevemente entre sí. El objetivo de estas reuniones es centrarse en los aspectos más destacados de lo que está sucediendo e identificar los «puntos conflictivos» que necesitan seguimiento en ciertas áreas. Estas reuniones generalmente se llevan a cabo a la misma hora todas las semanas y, a menudo, son «reuniones permanentes» en las que los participantes se paran para alentar a que la conversación avance.

Resumen de reuniones rápidas para su equipo:

• 1 a 2 minutos // Rápidos “choque los cinco” para las áreas en las que los miembros del equipo están teniendo éxito.
• 3 a 6 minutos // Cada miembro del equipo responde: “¿Cuál es el ¿Hay algo en lo que necesito impulsarme esta semana para hacer avanzar la misión?”
• 7 a 10 minutos // Cada miembro del equipo tiene la oportunidad de responder: “¿Qué información necesito para ayudar a progresar en ¿Un proyecto esta semana?”

Grupo privado de Facebook

Casi todo el mundo está en Facebook; en lugar de luchar contra él, ¡úsalo! Invita a las personas a un grupo privado de Facebook donde puedes publicar fotos, proporcionar actualizaciones sobre lo que se avecina y tener discusiones sobre lo que está sucediendo en tu iglesia. También es una excelente manera de celebrar «logros» y compartir próximos eventos.

Tres consejos para usar un grupo de Facebook para comunicarse con su equipo:

• Asegúrese de que todos en la configuración «mostrar todo» para las publicaciones del grupo para que vean todo lo publicado en el grupo.
• Asigne a alguien (que no sea el supervisor/administrador del grupo) para seleccionar y fomentar la conversación.
• Desarrolle dos o tres puntos de control regulares sobre los que se aliente a las personas a publicar, como:
  • Monday Wins // ¿Qué sucedió durante el fin de semana que desea celebrar?
  • Loco Miércoles // ¿Qué es algo divertido que la gente ha visto en línea esta semana?
  • El jueves «antes del juego» Necesita saber // ¿Qué necesitan saber todos antes del fin de semana?

Abrir documentos de proyecto

Algo tan simple como un documento de Google compartido también puede ser un excelente lugar para realizar un seguimiento con su equipo. La función de hoja de cálculo le permite configurar notificaciones, por lo que si la información cambia en un rango de celdas, recibirá un correo electrónico. Esta es una gran estrategia cuando varias personas contribuyen con partes dispares de un proyecto.

Los tipos de documentos abiertos que su iglesia podría usar incluyen:

• Agendas // Permitir que las personas guíen la conversación sobre las próximas reuniones a las que su equipo aún deba asistir.
• Lluvia de ideas // Haga una pregunta y luego haga que las personas presenten sus ideas en línea en un solo documento.
• Revisión del proceso // ¿Está considerando cambiar la forma en que se hace algo en su iglesia? ¡Dibuje un diagrama de flujo en línea y haga que su equipo lo comente!

Mensajería instantánea

Para verificaciones rápidas con su equipo, usa un servicio de mensajería instantánea como Slack. Estas plataformas le permiten recibir actualizaciones rápidas y proporcionar el ciclo de comentarios más corto posible. He conocido a varios equipos que confían en la capacidad de la mensajería instantánea para reducir drásticamente su dependencia de los correos electrónicos o las reuniones.

Cuatro consejos para fomentar la adopción generalizada de la mensajería instantánea en su equipo:

• Entrenamiento // No le digas a la gente que lo estás usando; tómese el tiempo durante una reunión de equipo para capacitar a las personas en el uso de la herramienta y guiarlos a través de sus funciones.
• En el teléfono // Anime a su equipo a instalar la aplicación en su teléfono y asegúrese de que las notificaciones estén activadas en.
• Premie la participación // Observe quién está aprovechando bien la herramienta y asegúrese de elogiarlo públicamente.
• Encuentre límites // Empuje las conversaciones a la plataforma de mensajería instantánea para mostrarle a la gente cómo ¡les hará la vida más fácil!

Comprobaciones de rendimiento semanales

He estado usando un ritmo de comprobación semanal con mi equipo que les hace tres preguntas:

• ¿Cuáles son tus objetivos para la próxima semana en el trabajo?
• ¿Cómo te fue con los objetivos que te propusiste para la semana pasada?
• ¿Qué puedo hacer para ayudarlo?

Estas tres preguntas enmarcan una conversación semanal con mi equipo en la que pueden brindar comentarios consistentes sobre cómo lo están haciendo. También me brindan un nivel de responsabilidad como supervisor para mantenerme conectado con el lugar en el que se encuentra mi equipo y hacia dónde se dirige. Este proceso tiene una forma de enfocar a nuestros equipos en el desempeño y los próximos pasos. Usamos una herramienta llamada 15Five; sin embargo, también podría usar esta estrategia enviando correos electrónicos y/o formularios regulares a su equipo.

¿Cómo está reduciendo las reuniones innecesarias en su iglesia?

Necesitamos menos reuniones que desperdicien el tiempo de nuestra gente y más comunicación y colaboración enfocada en tomar decisiones y hacer avanzar a la iglesia. ¿Cuáles son algunos otros métodos que ha encontrado útiles para reducir las reuniones innecesarias en su iglesia? Comparta estas estrategias en los comentarios a continuación.

Más recursos para ayudar a estructurar las reuniones en su iglesia:

• 5 hábitos de reunión saludables en equipos de iglesia de alto rendimiento
• 8 maneras en que las reuniones están matando la misión de su iglesia (¡Excelente tema de discusión sobre el propósito de las reuniones en su iglesia!)
• 11 ideas para agregar diversión a las aburridas reuniones del equipo de la iglesia

Este artículo apareció originalmente aquí.