La gestión del tiempo también incluye las pequeñas cosas
El libro de David Allen Getting Things Done ha sido un gran recurso para mí, incluso cuando No estoy siguiendo constantemente su guía (¡lo cual es frecuente!). También escribe un boletín informativo por correo electrónico, y en su última edición nos recuerda que está bien colocar esas tareas menos urgentes en espacios abiertos en nuestro horario. Él escribe:
“Necesitamos estar preparados y aprovechar los espacios de tiempo y energía extraños y desiguales en los que nos encontramos.
“ ¿Alguna vez has tenido la capacidad de atención de un mosquito, ya sea impuesto externamente (como atrapado en la pista del aeropuerto) o generado internamente (como las 4:30 p. m. en un día de seis reuniones, cinco de las cuales fueron brutales)? ¿Alguna vez ha tenido un período de tiempo corto (pero aún desconocido), con distracciones informales, como esperar a que comience una reunión tarde o retrasarse en un aeropuerto debido al clima?
“Hay muy pocas veces y lugares donde realmente tenemos el nivel de energía adecuado, las herramientas y los plazos ininterrumpidos para trabajar en algunos de nuestros trabajos más importantes. El resto del día, no deberíamos sentirnos culpables por no estar trabajando en el trabajo uno. Más bien, deberíamos maximizar nuestra productividad eligiendo cosas para hacer (que vamos a hacer de todos modos, en algún momento) que coincidan con la situación.
“Póngase al día con el tipo FYI lea y revise el material mientras espera las reuniones. Riega tus plantas y llena tu engrapadora cuando tu cerebro esté tostado. Llame y reserve la cita con el médico que necesita mientras espera su pedido para llevar. El problema es que la mayoría de las personas no tienen todas esas opciones ya definidas y estacionadas en cubos adecuadamente accesibles para hurgar cuando aparecen esas situaciones. Generalmente, cuando suceden esos intervalos de tiempo incómodos, la gente no tiene la energía para recordar las acciones pendientes o resolverlas.
“Hay una línea muy fina que tendrá que esté caminando, entre hacer las cosas menos importantes porque las está postergando y haciéndolas porque son las cosas más productivas que puede hacer en ese momento. En el peor de los casos, es una forma energizante de perder el tiempo de forma semiproductiva. En el mejor de los casos, es mantener las cubiertas despejadas y utilizarte de manera óptima como recurso.” (Si desea suscribirse al boletín GTD de David, envíe un correo electrónico en blanco aquí).