Diez herramientas gratuitas para ayudarte a ahorrar tiempo en la oficina

Uno de los mayores desafíos para las mamás emprendedoras ocupadas es la administración del tiempo. ¡Todas las semanas recibo una llamada, un correo electrónico, un mensaje de texto u otra forma de comunicación de una madre que pide ayuda para administrar su tiempo! No pretendo tener una píldora mágica para el éxito en la gestión del tiempo, pero puedo decirle que ayuda cuando tiene las herramientas adecuadas (además, por supuesto, de tener claras sus prioridades, pero esa es otra tema por completo!).

Como me gusta compartir todos mis secretos con mis hermanas, lo invito a echar un vistazo dentro de mi oficina y descubrir algunas de mis herramientas favoritas para ahorrar tiempo. ¡Lo mejor de estas gemas es que son GRATIS!

1. Administración de marcadores/favoritos: Diigo: ¡Esta es la droga maravillosa de la navegación en línea! No sé qué haría sin Diigo. Si su barra de marcadores (o los favoritos del navegador) se ha vuelto tan grande y difícil de manejar que ya no puede encontrar nada, entonces necesita revisar Diigo hoy.

2. Envío de archivos: Dropbox y YouSendIt. Si envía archivos grandes con frecuencia o tiene problemas para enviar archivos adjuntos de correo electrónico, deje de usar unidades flash como mensajeros. Ambos programas tienen una versión gratuita y son súper intuitivos (¡lo que significa que puedo descifrarlos sin la ayuda de mi esposo de soporte técnico!).

3. Medición del ROI: ha invertido tiempo y dinero en un nuevo sitio web y quiere saber si a alguien le importa. Pruebe Google Analytics para realizar un seguimiento del tráfico del sitio web e incluso medir el ROI de sus esfuerzos en las redes sociales, para que pueda invertir su tiempo (y su dinero) de manera inteligente.   

4. Espiar a la competencia: ¿Quiere ser el primero en saber cuándo su competidor lanza un nuevo producto? ¿O cuando alguien está hablando de ti en línea? Alertas de Google es una herramienta gratuita que lo ayuda a controlar fácilmente las noticias y la información y estar al tanto de todo, desde las innovaciones de la industria hasta su antiguo jefe. ¡Configure una alerta en el nombre de su propia empresa hoy mismo!

5. Video Chat: Skype es mi servicio de video chat favorito, aunque hay otros en el mercado. La capacidad de tener un chat rápido en un mensaje instantáneo y mostrar algo en un chat de video es un gran ahorro de tiempo para mí. Y ahorra dinero con llamadas gratis al exterior. ¡También puedes dejar que los niños hablen con la abuela!

6. Uso compartido de pantalla: He presentado a muchos clientes el servicio de conferencias web Connect Now de Adobe Acrobat como una herramienta para trabajar de manera más eficiente con un equipo virtual. Existe una versión gratuita que permite compartir la pantalla con otra persona.  ¡Es perfecto para una reunión en línea que ahorra tiempo de viaje!

7. Teléfono: ¿Está buscando una manera de separar sus llamadas comerciales y personales para poder administrar mejor su tiempo? No es necesario invertir en otra línea telefónica. Prueba gratis Google Voice con desvío de llamadas y correo de voz en línea. También es una excelente manera de proteger su privacidad si trabaja desde casa.

8. Redes sociales: si se pregunta cómo puede administrar mejor su tiempo en Twitter o Facebook, entonces HoootSuite podría ser la solución perfecta. Puede programar algunas de sus actualizaciones con anticipación y monitorear fácilmente conversaciones en línea específicas.

9. Llamadas en conferencia: Si alguna vez desea tener una reunión virtual con más de un par de personas, consulte Llamada en conferencia gratuita. Puede configurar fácilmente una cuenta gratuita e invitar hasta 99 personas para llamar a una reunión. ¡He usado este servicio para todo, desde teleseminarios hasta reuniones de planificación de Girl Scouts! También puedes grabar la conversación y descargar el audio gratis.

10. Productividad: Si tiene problemas para concentrarse y simplemente parece que no puede hacer nada, intente configurar el temporizador en uno de los dispositivos que ya posee (su teléfono, computadora o reloj). Configurar el temporizador le permite crear espacio para una tarea específica para que pueda eliminar las distracciones y dedicar tiempo a un proyecto importante.

Casi nada: Aquí hay un par de herramientas que no son gratis, pero son de bajo costo y tienen una prueba gratis!

Programación de citas: Intercambio de tiempo: si alguna vez pasó tres semanas y participó en etiquetas de correo de voz y una cadena de correos electrónicos solo para obtener una fecha en el calendario, luego debe consultar Time Trade.

Contraseñas: ¿Tiene demasiadas contraseñas para recordar? O peor – ¿Utiliza la misma contraseña obvia para todo, desde Amazon hasta su banca en línea? Luego consulte 1 Contraseña – un programa para almacenar y crear contraseñas únicas y seguras para que nunca más tenga que recordar (o buscar) una contraseña.

¿Cuáles son sus herramientas favoritas para ahorrar tiempo? ¡Compártalos con nosotros aquí!

Theresa Ceniccola es madre, escritora y empresaria apasionada por conectar a otras mujeres cristianas y ayudar a las pequeñas empresas a crecer. Como profesional de marketing y relaciones públicas, lanzó TGC Communications, LLC en 1994 y ha estado trabajando desde casa para servir a los clientes y seguir su pasión mientras forma una familia.  También es cofundadora de www.writetohealth.com, una práctica de diario guiada dedicada a ayudar a las personas a descubrir los beneficios de la escritura para la salud. Puede conectarse con Theresa en su blog en www.theresaceniccola.com.

Fecha de publicación: 11 de julio de 2012