Organiza bien tu día

Nota del editor: El siguiente es un informe sobre las aplicaciones prácticas del libro de Sandra Felton, Organizar tu día: técnicas de gestión del tiempo que funcionarán para ti, (Revell, 2009).

Cuando alcanza cada tarde y reflexiona sobre tu día, ¿estás satisfecho o frustrado?  ¿Descubre que ha podido lograr lo que esperaba, como disfrutar de las relaciones con los demás y trabajar en proyectos significativos? ¿O te preguntas a dónde fue todo tu tiempo, ya que no has hecho mucho de importancia real?

Si puede organizar su día para ayudarlo a realizar actividades necesarias pero poco inspiradoras de manera rápida y sencilla, tendrá la libertad de dedicar más tiempo a lo que más importa.

Así es como puedes organizar bien tu día:

Controla tu tiempo para que tu tiempo no te controle a ti.  Fíjate cuánto tiempo te toman normalmente las actividades rutinarias de tu vida cronometrándolas y anotando la información para ayudarte a planificar la próxima vez que las hagas. Averigüe qué problemas específicos de gestión del tiempo está enfrentando; luego concéntrese en encontrar soluciones para ellos. 

Planifique cada día con al menos 24 horas de anticipación. Agrupe sus actividades para ahorrar tiempo. Haga frente a las tareas difíciles temprano para que no se le cuelguen más tarde durante el día. Descubra qué horas del día son las más productivas y planee usar ese tiempo pico para al máximo. Trate de no actuar impulsivamente cuando decida cómo usar su tiempo; pensar y planificar primero.  Todos los días, trate de hacer algo que le ahorrará tiempo en el futuro.

Cambio para mejor.  Haz una pausa para pensar en la dirección actual de tu vida, evaluando cuán satisfecho estás realmente. Luego sueña con cómo te gustaría que fuera tu vida. Planifique cómo realizar mejoras pequeñas y graduales para comenzar a usar su tiempo de manera más efectiva.  Concéntrese en cambiar los hábitos negativos por otros positivos que harán mejoras duraderas en su vida. 

Establece metas que aclaren específicamente lo que quieres lograr.  Para cada objetivo: escríbalo, establezca una fecha en la que le gustaría ver cumplido su sueño y recuérdese su objetivo con regularidad.

Reduzca el desorden de actividades.  No sature su agenda con demasiadas actividades.  Piensa y ora sobre cuáles deben ser tus prioridades.  Luego, céntrese en lo que es más importante para usted cuando tome decisiones sobre cómo gastar su tiempo.  Esté dispuesto a dejar de lado las actividades que no están estrechamente relacionadas con sus prioridades.  Recuerde que la gestión del tiempo no es el arte de hacer todo; es el arte de realizar las actividades más importantes.

Mantenga un registro de tiempo.  Realice un seguimiento de cómo utiliza los minutos y las horas de cada día durante unos días.  Luego estudie la información para ver cómo ha estado perdiendo el tiempo. 

Realiza múltiples tareas de la manera correcta.  La multitarea en realidad es contraproducente cuando intentas hacer dos o más tareas complejas al mismo tiempo, porque pierdes tiempo cambiando tu enfoque entre tareas y terminas bajando la calidad de tu trabajo en todas las tareas.  Pero la multitarea puede ayudarlo a ahorrar tiempo si combina una tarea simple que no requiere mucha concentración con una compleja, como escuchar un audiolibro mientras limpia su casa o mantener una conversación mientras camina.

Comprométase a concentrar su energía mental en una sola tarea compleja a la vez y saboree el momento presente cuando esté realizando tareas sencillas.  Además, prepárese para usar el tiempo de inactividad que encuentre planeando hacer tareas rápidas cuando se abra el tiempo extra (cargar su lavavajillas mientras está en espera durante las llamadas telefónicas, leer un libro que lleva consigo mientras espera que llegue alguien para una cita, etc.).

No dejes que el perfeccionismo te retrase.  Comprométete a terminar cada tarea en un tiempo determinado y a renunciar en ese momento en lugar de preocuparte porque tu trabajo no es lo suficientemente bueno e intentar rehacerlo o mejorarlo.  No se permita hacer más de lo que decidió hacer cuando asumió la tarea por primera vez.  Trabaje hacia una fecha límite en lugar de hacia la perfección.  Recuerda que solo Dios es perfecto.

Superar la procrastinación.  Escriba un tiempo específico para completar cada proyecto, de modo que esté más decidido a hacer el trabajo a tiempo de lo que estaría de otra manera.  Comience por hacer una parte del trabajo que disfrute, de modo que sea más probable que comience que si comenzara con una parte desagradable. Pídele a un amigo o colega que te haga responsable de lograr lo que esperas hacer.  Haga un poco de trabajo a la vez, y gradualmente la tarea comenzará a disminuir hasta que esté todo terminado.  Cuando completes cada proyecto, date una recompensa, como un almuerzo con un amigo o un artículo especial para tu casa.

Administra bien tus proyectos.  Utilice cualquier sistema que funcione mejor para usted para organizar sus proyectos: líneas de tiempo, esquemas, diagramas de mapas mentales, diagramas de flujo, etc.  Escriba su objetivo para cada proyecto.  Mencione los puntos que planea cubrir, así como los que no cubrirá.  Divida las tareas abrumadoras en pequeños pasos que sean más manejables y realice el trabajo gradualmente.  Programe el tiempo para cada fase de un proyecto: definición, planificación, ejecución y finalización.  Si un proyecto se descarrila, reajuste sus planes antes de continuar.  Celebra cada vez que termines un proyecto.

Usar “tareas pendientes” listas.  Cree una lista maestra de tareas pendientes y una diaria o semanal, agrupando las tareas por tipos de actividad.  Prioriza las actividades y haz las más importantes primero.  Programe alrededor de 15 minutos cada día para abordar algunas de las tareas que ha enumerado, para asegurarse de que al menos las comience todos los días y pueda continuar si tiene más tiempo.

Delegar tareas a otros.  Cuando sea posible, obtenga la ayuda de otros para realizar el trabajo urgente.  Explique claramente su objetivo para cada tarea, responda preguntas y capacite a las personas sobre cómo proceder cuando sea necesario.  Establezca plazos razonables con las personas que lo ayudarán y permítales abordar las tareas de manera innovadora si sus propias ideas parecen prometedoras.  Comuníquese periódicamente con las personas mientras están trabajando en tareas; dar aliento y ayuda según sea necesario.  Asegúrese de agradecer a las personas por su ayuda y recompénselas por hacer un buen trabajo.

Gestionar bien las interrupciones.  No permita que las interrupciones (como visitas inesperadas y llamadas telefónicas durante un tiempo ocupado) le roben un tiempo valioso para concentrarse en los proyectos que ha planeado realizar.  Trate de encontrar un lugar aislado para trabajar e informe a las personas cuando no estará disponible.

Hágase cargo de las pérdidas de tiempo.  Preste atención a las actividades que le roban tiempo de su día, tanto en el trabajo (como leer material sin importancia, asistir a reuniones improductivas o buscar papeles o artículos extraviados) como en el hogar (como ver demasiada televisión, navegar por Internet demasiado tiempo, o mantener conversaciones telefónicas innecesarias).  Planifique de manera proactiva para evitar actividades que le hayan hecho perder el tiempo en el pasado.  Programe reservas de tiempo en cada día para hacer frente a las pérdidas de tiempo que no puede evitar, como sentarse en un atasco de tráfico.

Programar tareas rutinarias.  Recuérdese las tareas que debe realizar de manera rutinaria al enumerarlas todas y planificar realizarlas en horarios regulares para terminar las más importantes.

Use un planificador todos los días.  Elija el tipo de planificador que mejor se adapte a sus necesidades – como un calendario, un asistente digital personal o una agenda – y utilícelo para recordarse cada día lo que debe hacer, en qué orden y a qué hora.  Recompénsate con algo de tiempo libre para hacer algo personalmente agradable cada día también.

Lidiar con los retrasos crónicos.  Comprometerse a llegar a tiempo a sus citas.  Salga temprano para poder llegar temprano y planee usar el tiempo extra que pasará esperando para leer algo que disfrute.  Prepárese con suficiente anticipación (como tener todo listo para una cita en la mañana la noche anterior).

Crea hábitos saludables.  Adopte hábitos que le ayuden a administrar mejor su tiempo, tales como: hacer cualquier trabajo que tome 30 segundos o menos (como tirar el correo basura o colgar un abrigo) de inmediato, volver a poner los artículos que saca rápidamente en sus lugares apropiados, y mantenga las superficies (como la encimera de la cocina, el escritorio, los pisos, etc.) despejadas.

Organiza tu espacio.  Lidia con el desorden en casa siguiendo uno de los tres cursos de acción para cada artículo: regalarlo, venderlo o reciclarlo/tirarlo.  Cuando intente decidir si conservar o no un artículo en particular, considere si es lo suficientemente valioso como para conservarlo, si es útil en este momento y si se ha convertido en una carga para usted.  Almacene elementos similares agrupados, ubíquelos cerca de donde se van a utilizar y colóquelos en recipientes etiquetados donde pueda verlos fácilmente. 

Deshágase de un artículo cada vez que compre algo nuevo para llevar a su hogar.  En su oficina, organice sus archivos y muebles de modo que los artículos que usa con más frecuencia estén cerca de su estación de trabajo.  Trate cada hoja de papel: tírelo, actúe en consecuencia o guárdelo en un archivo para futuras referencias.  Guarde solo los documentos importantes y deshágase del resto.

Disfrute de nuevas oportunidades.  Administrar bien tu tiempo te libera de una vida caótica para que puedas aprovechar las oportunidades para alinear tus actividades con tus metas y deseos reales.  Cuando persigas lo que más importa, disfrutarás de la verdadera realización.

Adaptado de Organizando tu día: Técnicas de administración del tiempo que funcionarán para ti, copyright 2009 por Sandra Felton y Marsha Sims. Publicado por Revell, una división de Baker Publishing Group, Grand Rapids, Michigan, www.revellbooks.com.

Sandra Felton, conocida como “La dama organizadora” es pionera en el campo de la organización. Es la fundadora y presidenta de Messies Anonymous y autora de muchos libros, incluido Organizing Magic. Sandra vive en Florida.

Marsha Sims es una oradora nacional que ha dictado seminarios sobre administración y organización del tiempo, administración de la recepción y proyectos y prioridades. Ha sido organizadora profesional durante 15 años como fundadora y presidenta de su empresa con sede en Miami, Sort-It-Out, Inc.