Por Jonathan Howe

Las reuniones pueden ser herramientas efectivas para lograr que todo el personal o los voluntarios estén en sintonía. Algunas reuniones del personal de la iglesia, sin embargo, son enormes pérdidas de tiempo.

Independientemente de lo bien o mal que estén las reuniones del personal de su iglesia, siempre hay espacio para mejorar. Estas siete claves pueden ayudar:

1. Tenga una agenda.

Las reuniones sin agenda son como viajes por carretera sin mapa. No sabrás a dónde vas ni cuándo llegarás.

Una agenda deja en claro lo que se tratará en la reunión y lo ayuda a mantenerse en el tema. Las agendas preparadas también brindan la oportunidad de agregar elementos para discutir en la próxima reunión del personal. Menos cosas se pierden cuando todos tienen un plan.

2. Establezca un horario regular.

La consistencia en los horarios de la iglesia es fundamental para el personal ministerial y los voluntarios. Tener una fecha y hora fijas para su reunión de personal permite una mejor planificación por parte de todos los involucrados.

Puede considerar reuniones más largas cada mes si tiene una gran cantidad de personal. Aún así, intente que sean lo más consistentes posible.

3. Tenga una hora de finalización establecida.

Las reuniones llenarán el tiempo que les dedique. Establecer horas de finalización también hace que la reunión sea más eficiente. Es menos probable que persiga conejos en una reunión si sabe que tiene una hora de finalización estricta para la reunión.

Los puntos de parada definidos también liberan a los participantes de la preocupación de llegar tarde y entrar en conflicto con otra cita.

4. Mantenga la confianza.

Las conversaciones y los detalles confidenciales se comparten en las reuniones del personal. El personal de la iglesia se ocupa de asuntos muy personales relacionados con los miembros de la iglesia que a veces necesitan ser discutidos entre otros miembros del personal.

Cuando alguien confía información personal a un miembro del personal, debe tener la seguridad de que permanecerá confidencial. Lo que se dice en esas reuniones debe quedarse en esas reuniones.  

5. Incluya la planificación a largo plazo en las reuniones a corto plazo.

Las reuniones de personal a menudo se enfocan solo en asuntos de semana a semana. Le animo a que dedique al menos una pequeña parte de su tiempo a la planificación y la discusión a largo plazo.

No para cosas que faltan años, sino para grandes eventos de toda la iglesia que pueden estar a meses de distancia y que requieren una mayor planificación. Esto le permite planificar con anticipación y anticipar mejor las necesidades en el futuro.

6. Revise y realice un seguimiento con elementos procesables.

Alguien debe tomar notas durante la reunión. Use los últimos minutos de su tiempo juntos para revisar todos los elementos procesables que surgieron.

Esta lista también debe ser su punto de partida para la próxima reunión. Saber lo que hay que hacer y lo que se ha hecho es fundamental para obtener resultados entre reuniones.

7. Concentre parte de la reunión en el discipulado personal.

Cualquier empresa puede tener una reunión de personal orientada a la acción. Pero las reuniones del personal de la iglesia no deben enfocarse solo en hacer los negocios de la iglesia.

Tómese el tiempo para incluir un elemento de discipulado con el personal. Ya sea estudiando un pasaje juntos como equipo o leyendo un libro sobre cierto aspecto de la teología, aprender juntos como equipo puede ser invaluable.

Si aún no realiza reuniones de personal, este podría ser el comienzo de algo nuevo. Encuentre la fecha y la hora que más le convenga a su personal y comience.

Si tiene reuniones de personal, ¿qué agregaría a esta lista?