Deshágase de su inflada lista de cosas por hacer y recupere su vida
167. Esa es la cantidad de cosas que puse en mi sistema electrónico de administración de tareas llamado Wunderlist para que las hiciera.
No es una exageración.
Ciento sesenta y siete elementos.
CIENTO SESENTA Y SIETE.
¿Por qué mi lista de tareas se llenó tanto?
Cada vez que pensaba en algo que debía hacer, lo agregaba a mi lista:
“Lee este libro.”
“Llama a esta persona.”
“Empieza esto.”
“Repara este enlace.”
“Ore por contratar a esa persona”.
“Pierda 20 libras”.
Y mi favorito personal,
“Limpiar mi lista de tareas pendientes”.
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A veces ponía «limpiar mi lista de tareas pendientes» en mi lista de tareas pendientes DOS VECES.
Gracias a David Allen y su libro Getting Things Done, me obligué a adquirir el hábito de recopilar cualquier cosa que me viniera a la mente y rápidamente la puse en mi lista antes de perder esa buena idea.
¿Idea? Ponlo en Wunderlist. ¿Tienes otro? Perfecto. Póngalo en Wunderlist también.
Siguió y siguió.
Supuestamente, de acuerdo con el sistema GTD de Allen, se suponía que debía tomarme un día una vez a la semana para reducir mi lista a un tamaño manejable, delegar ciertos elementos, centrarse en lo esencial, luego empujar todo lo demás en otros archivos para atenderlos cuando sea apropiado.
¿La falla fatal en este plan? Ese día semanal de ajuste de cuentas NUNCA llegó para mí.
Eso se debe a que recopilar y escribir todo lo que me vino a la cabeza creó esta monstruosidad de confusión mental hinchada. Administrar mis “tareas” se estaba convirtiendo en un trabajo de medio tiempo en sí mismo.
En sus Confesiones, Agustín dijo: “El castigo de cada mente desordenada es su propio desorden. .” Estaba viviendo esa verdad todos los días.
Afortunadamente, un sombrío lunes por la mañana tuve un momento eureka de inspiración dada por Dios.
Miré mi lista de 167 elementos y pronuncié el tres grandes palabras teológicas en el idioma inglés: “Esto es estúpido”.
Consejos de productividad de Brian para pastores
Eliminé Wunderlist, abandoné el proceso GTD de administración de tareas y nunca miré hacia atrás.
¿Cuál fue el problema?
Casi todos los «sistemas» de administración de tareas son perfectos para un gerente.
Como pastor, la mayor parte de mi tiempo lo paso como un creador.
Creadores vs. Gerentes
En su artículo clásico «Horario del creador, horario del gerente», Paul Graham observó:
«Hay dos tipos de horarios, a los que llamaré el horario del gerente y el horario del creador». . El horario del gerente es para los jefes. Está incorporado en el libro de citas tradicional, con cada día dividido en intervalos de una hora. Puede reservar varias horas para una sola tarea si lo necesita, pero de forma predeterminada cambia lo que está haciendo cada hora.
Cuando usa el tiempo de esa manera, es simplemente un problema práctico para reunirse con alguien. Encuentre un espacio libre en su horario, resérvelo y listo.
Pero hay otra forma de usar el tiempo que es común entre las personas que hacen cosas, como programadores y escritores. Generalmente prefieren usar el tiempo en unidades de medio día como mínimo. No puedes escribir o programar bien en unidades de una hora. Apenas es tiempo suficiente para comenzar”.
Estos dos roles y enfoques muy diferentes para administrar un horario semanal son completamente ignorados por la mayoría de los pastores a los que termino entrenando.
Como señala Graham, cuando eres un fabricante, ser llamado a una reunión no solo cambia tu agenda. Cambia el modo en el que trabajas.
Los creadores no pueden simplemente «pulsar el interruptor» y volver al «modo de creación» después de haber sido llamados a un 20 Reunión improvisada de un minuto.
Para un gerente, una reunión de 20 minutos es vigorizante. Para un fabricante, tiene que volver a sentarse e intentar volver al lugar en el que estaba antes de ser interrumpido. El problema es que 9 de cada 10 veces el «residuo de atención» (como lo llama Cal Newport) es demasiado fuerte y el fabricante no puede volver a su ritmo.
Para un gerente, una reunión rápida de 20 minutos no es más que un pequeño engranaje en un día productivo. Para un fabricante, lo más probable es que una reunión improvisada de 20 minutos programada apresuradamente acabe con su productividad diaria.
Los creadores trabajan en grandes bloques de tiempo ininterrumpido. Los gerentes trabajan en unidades de tiempo.
Y ahí radica el problema para los pastores.
Los pastores son tanto gerentes como creadores
Senior pastorear, por su propia naturaleza, nos obliga a usar un sombrero de gerente y un sombrero de fabricante en la misma semana.
En algunas situaciones, la próxima semana te pondrás tu sombrero de gerente:
Irás a la oficina.
Y mantendrás el horario de oficina.
Y llevar a cabo reuniones de personal.
Y reunirse individualmente con el personal y los feligreses.
Y hacer el papeleo y devolver correos electrónicos y llamadas telefónicas.
Y colaborar en el diseño de servicios.
Y trabajar en proyectos de construcción y recaudación de fondos.
Etc.
Pero en esa misma semana, también te pondrás tu sombrero de fabricante:
Tendrá que leer y reflexionar sobre las Escrituras.
Y orar.
Y escribir sermones.
Y preparar estudios bíblicos.
Y leer libros.
Y reflexionar sobre la situación y estrategia de su iglesia.
Etc.
Cada uno de nosotros sabe cómo estos dos sombreros compiten por los bienes raíces más codiciados en nuestro horario semanal.
¿Qué sombrero es el más importante para nosotros?
Todos sabemos la respuesta a eso: el sombrero maker.
Todo lo que hacemos como gerentes debe emanar del tiempo que pasamos como hacedor en la oración, el estudio, la preparación del sermón y la reflexión.
Cuando estamos ocupados, no somos saludables y carecemos de intención, todos sabemos quién gana el día: el gerente sombrero.
Los sermones se posponen hasta el jueves. O el sábado. O el domingo por la mañana a las 3 a. m. cuando nos acercamos y clamamos con la pasión de Elías: «¡Dios mío, sálvame!» (he estado allí, dos veces).
La oración se acelera.
Meditar en las Escrituras simplemente para escuchar a Dios se vuelve inexistente.
Quiero bloquear tres a cuatro horas para ir a una cafetería y sacar un bloc de notas y reflexionar sobre los problemas que debemos resolver?
Por favor. No está sucediendo.
En medio de todo este ajetreo de gerente, SIEMPRE sentimos una atracción interna para volver a ponernos el sombrero de fabricante.
Reconociendo el dilema
En su libro Liderazgo espiritual, Henry Blackaby escribió:
“Dios tiene un plan para cada persona que se adapta de manera única a ese individuo. A diferencia de las personas, Dios nunca acumula más de lo que alguien puede manejar. Dios nunca sobrecarga a las personas. Dios nunca lleva a sus siervos al punto de la ruptura. Dios nunca quema a la gente. Dios nunca le da a la gente tareas que están más allá de la fuerza o la habilidad que Él proporciona”.
Tenemos suficiente tiempo la próxima semana para terminar las cosas que Dios quiere que hagamos y las cosas que Dios quiere nosotros para administrar.
Si no tenemos el tiempo, entonces el problema es con nosotros, no con Dios.
Tenemos suficiente tiempo la próxima semana para terminar las cosas que Dios quiere que hagamos y las cosas que Dios quiere que administremos. Si no tenemos tiempo, entonces el problema está en nosotros, no en Dios. HAGA CLIC PARA TWEET
Pero si no está logrando consistentemente tanto su creador como gerente de tareas, tengo buenas noticias para usted.
Hay una mejor manera.
Una manera más fácil.
Una manera que da vida .
No es el único enfoque que existe, pero funciona para mí y creo que puede ayudarlo.
Un proceso de administración de tareas que funciona
1. Elimine cualquier sistema de gestión de tareas que esté usando
Deshágase de ese extraño calendario que hace.
Esa tarea enrevesada- sistema de gestión del que te enteraste en ese podcast.
Esa aplicación en tu teléfono.
Esa agenda costosa que una celebridad de las redes sociales te hizo comprar.
Pitch todo.
2. Compra un cuaderno Moleskine
este … Yo uso y recomiendo: Moleskine Classic Hard Cover Notebook, Ruled/Lined, Large (5″ x 8.25″). Te durará más de seis meses.
3. Compre un portalápices para sujetarlo a su Moleskine
Por alguna razón, Moleskine no proporciona un portalápices, así que compré estos portalápices con banda elástica que puedes colocarlo en la parte posterior del Moleskine.
Los bolígrafos que uso son Uni-ball de micropunta (0,5 mm), azules.
4. Coloque sus prioridades ideales de MAKER en la cubierta interior izquierda del Moleskine
En la cubierta dura interior izquierda del Moleskine, quiero que escriba sus prioridades semanales de MAKER.
Aquí está una imagen mía:
Si no puedes leer la imagen, esto es lo que dice:
Prioridades del fabricante
Comer 2,000 calorías
Lea 1 capítulo y ore
Publicaciones en redes sociales
Resumen del sermón
Sermón
Artículo de BrianJones.com
Artículo de SeniorPastorCentral.com
Ejercicio
Leer 1 libro
Ideas de reuniones de líderes «A»
Ideas de equipos de liderazgo
5 entrevistas de podcasts
Aventura de senderismo en la montaña
Cita con Lisa
Llamada/ enviar mensajes de texto a toda la familia
Finanzas
4 horas escribiendo un nuevo libro
Esta es la lista de mis tareas semanales ideales de MAKER «si todo va bien en el universo» que me gustaría hacer en una semana absolutamente perfecta.
¿Alguna vez los lograré todos? Por supuesto que no.
Pero debemos tener una idea clara de lo que buscamos y, lo que es más importante, de lo que NO buscamos.
FYI: siempre le digo a la Entreno a los pastores para que dediquen de lunes a jueves, de 4 a. Desde el mediodía hasta las 5 p. m. se convierte en la hora del «gerente» cuando se reúnen con las personas.
Las tareas del creador siempre se realizan en un lugar separado de donde se realizan las tareas del gerente. Hago todas mis tareas de creador en la oficina de mi casa o en Starbucks. Hago todas mis tareas de gerente en la oficina de la iglesia o en lugares de reunión remotos.
De esa manera hay un descanso limpio.
Las mañanas son para hacerlas.
Almuerzos y las tardes son para administrar.
El cambio claro en las ubicaciones me ayuda a saber qué sombrero estoy usando.
Para ayudarlo a crear su lista, le sugiero que lea mi artículo Mi Viaje mensual al Monasterio y/o siga un proceso similar para escapar y llegar a su calendario semanal MAKER ideal.
De nuevo, en este punto desea establecer sus tareas MAKER semanales ideales: leer, rezar , escribir un sermón, escribir artículos, leer, etc.
5. Coloque sus reuniones de MANAGER en un calendario diferente
La sabiduría convencional dice que debe colocar sus tareas y reuniones en el mismo calendario o en el mismo sistema.
[inserte “los tres mejores palabras teológicas en el idioma inglés” aquí]
La “sabiduría convencional” siempre es escrita por gerentes para gerentes, no hacedores.
Usted DESEA tener sus tareas de creador alojadas en una ubicación y sus citas de gerente alojadas en otra.
Estos son tipos de trabajo completamente diferentes que deben protegerse unos de otros. De lo contrario, el gerente siempre canibalizará el tiempo del hacedor.
¿Escuchaste eso?
Los pastores deben proteger su tiempo de hacedor del gerente.
Los pastores deben proteger su tiempo de creación del administrador. HAGA CLIC PARA TUITAR
¿Qué calendario uso? Yo uso Outlook, así que ahí es donde van mis reuniones.
FYI: Si no ha leído mi artículo Cómo los pastores principales pueden programar su semana para lograr el máximo impacto, le recomiendo que lo haga.
Ese artículo te ayudará a pensar en el flujo de tu semana.
Mientras atraviesas este proceso, piensa como un minimalista.
Desafía cada reunión de tu calendario .
Cortar todo lo que se pueda cortar.
Condensar. Acortar. Minimizar.
6. El domingo por la tarde reserva una hora para elegir no más de cinco o seis tareas MAKER en las que concentrarte durante la semana
En este punto, tienes tu semana ideal en tu Moleskine y has reducido tus programación semanal de GERENTE al mínimo absoluto.
Ahora está listo para planificar su semana.
Así es como funciona para mí:
- Los domingos por la mañana predico y amo a la gente, luego voy a almorzar con la familia, luego voy directamente a la tienda de comestibles para hacer las compras, y luego vuelvo a casa y tomo una siesta de una hora alrededor de las 4 pm Con suerte, hay golf en la televisión porque puedo dormir la siesta como un jefe cuando hay golf.
- Alrededor de las 5 p. m. me despierto, bebo una botella de agua y saco mi Moleskine y mi computadora portátil.
- Reviso mi lista de prioridades semanales en el lado izquierdo de mi Moleskine. Miro mi calendario semanal. Luego elijo las cinco o seis tareas de MAKER que necesito hacer esa semana.
- Luego programo las reuniones de gerente que necesito tener también.
- Luego pongo esas cinco a seis tareas en el lado derecho de una hoja de papel Moleskine, lo opuesto a mi lista ideal de prioridades semanales.
Esto toma alrededor de una hora.
Aquí está mi lista real de la semana pasada:
Si no puede leer la imagen, esto es lo que dice:
Esta semana
Sermón
Planifique la próxima serie de sermones
Escriba el artículo de SeniorPastorCentral.com
Lea Éxito predecible de Les McKeown
Aventura en la montaña
Planifique los próximos 7 días de publicaciones en las redes sociales
Redactar el informe del equipo de liderazgo
Notarás en la imagen que solo anoté siete cosas por hacer la semana pasada y solo taché cuatro de ellas (estoy escribiendo esto el viernes).
Considero que esta semana ha sido un GRAN éxito.
¿Por qué?
Porque el domingo pasado me tomé el tiempo para peinarme r mis próximas reuniones de la semana, calculé el tiempo necesario para realizar mis tareas MAKER y decidí que si todo salía a la perfección, podría hacer siete cosas.
En resumen, fui intencional.
Si las cosas iban muy bien, podría hacer de cuatro a cinco.
Y si fuera una semana promedio, podría hacer de dos a tres cosas.
Yo completé cuatro tareas de MAKER, ¡así que estaba emocionado!
El estudio de la Biblia, la oración y el ejercicio son tan habituales que ya ni siquiera necesito incluirlos en mi lista de tareas pendientes.
Mi mente esta semana estaba clara. No me sentí apurado. No hubo desorden.
7. Qué hacer cuando te vienen a la mente otras tareas durante la semana
Sin duda durante la semana pensarás en cosas que debes hacer.
NO anotes al azar nada de lo que te venga a la mente. a tu cabeza.
Si surge algo que encaja con tus prioridades de creador, entonces está bien que lo escribas. Mucho de lo que escribas serán cosas que no querrás olvidar y que delegarás a otras personas.
A lo largo de los años, he adquirido el desagradable hábito de enviarme correos electrónicos. Y eso está bien para hacerlo en un apuro. Pero tengo que recordarme a mí mismo que estoy creando más trabajo para mí porque tendré que revisar mi bandeja de entrada y escribirlos en mi Moleskine de todos modos.
Entonces, durante la semana, cada vez que pienso en algo que necesito escribir, paso la página y escribo esos elementos.
La razón por la que los pongo en la última página es que me comunica que, a menos que estos elementos sean de una prioridad absolutamente alta, no No los tocaré hasta que haya terminado toda mi lista en el frente de la página.
8. El próximo domingo Saca la página que usaste la semana pasada y comienza de nuevo con una nueva página
Después de hacer esto con un par de hojas, los papeles Moleskine se quedan. perfectamente en su lugar y no se caerá fácilmente.
9. Comience el proceso nuevamente cada domingo por la tarde con una nueva página
Cada domingo por la tarde comienzo todo el proceso nuevamente comparando mis principales prioridades MAKER con el tiempo que realmente tengo para hacerlo.
10. Disfrute de los beneficios que provienen de una lista de tareas pendientes simple, clara e intencional
Esto es lo que sucederá cuando adopte este enfoque para sus tareas diarias y semanales:
- Dejarás de perder el tiempo porque te darás cuenta de cuánto tiempo has perdido en el pasado tratando de lograr más cosas de las que eran humanamente posibles.
- Tu mente se sentirá claro y enfocado a medida que se libera del peso mental de un proceso de gestión de tareas inmanejable e inflado.
- Comenzará a hacer un mejor trabajo al estimar cuánto tiempo tomarán ciertos proyectos, como escribir sermones .
- Comenzará a dedicar bloques de tiempo más largos a un puñado de tareas.
- Su mayor enfoque hará que esté más alerta para proteger su tiempo de CREADOR del lado del GERENTE de usted.
- Poco a poco se dará cuenta de que su lado gerente existe, en parte, para permitir que su lado creador tenga éxito. Usted es una persona que ora, escribe, piensa y reflexiona. primero, luego un administrador relacional que actúe, decida, se relacione y empodere en segundo lugar (piense en Hechos 6:1-7).
- Lo mejor de todo es que, con el tiempo, su mente se aclarará y será más productivo. , y terminarás divirtiéndote mucho más.
Confía en mí.
Deshazte de esa lista inflada de tareas pendientes y obtén ¡tu vida de vuelta!
Este artículo apareció originalmente aquí.