Casi todas las personas que conozco trabajan más tiempo del que les gustaría y apreciarían los ahorradores de tiempo. Es por eso que un libro como La semana laboral de 4 horas de Timothy Ferriss ha sido un gran éxito de ventas. Este es un gran libro, pero la promesa es un poco exagerada. No conozco a nadie, ni siquiera a Tim Ferriss, que realmente solo trabaje cuatro horas.
Pero, ¿y si pudieras recortar 10 horas de tu semana laboral con ahorros de tiempo? En mi opinión, eso es mucho más factible. Prácticamente cualquier persona, con un poco de pensamiento y esfuerzo, puede usar estos ahorros de tiempo. He aquí cómo:
7 ahorros de tiempo para su semana
1. Limite el tiempo que pasa en línea.
Según mi experiencia, la Web es el principal succionador de tiempo de la mayoría de las personas. Sí, sé que es una herramienta maravillosa para la investigación, bla, bla, bla. Pero a menudo me sorprendo a mí y a mis miembros de la familia navegando sin pensar de una página a otra sin un objetivo claro en mente. Antes de que te des cuenta, puedes comer varias horas al día. La clave es poner una valla alrededor de esta actividad y limitar su tiempo en línea. Establece un temporizador para ti mismo si es necesario. Esto es cierto para la navegación web y también lo es para el correo electrónico. A menos que esté en un puesto de servicio al cliente en el que tenga que estar «siempre conectado», no debe consultar el correo electrónico más de dos o tres veces al día.
2. Toca los mensajes de correo electrónico una vez y solo una vez.
Está bien, seamos honestos. ¿Cuántas veces lees el mismo mensaje de correo electrónico una y otra vez? ¿Adivina qué? La información no ha cambiado. Así es. Estás procrastinando. Tengo una regla personal: solo leeré cada mensaje una vez, luego tomaré la acción apropiada: hacerlo, delegar, diferir, archivar o eliminar. Los describo con más detalle en una publicación que hice la semana pasada.
3. Sigue la regla de los dos minutos.
Mi lista de cosas por hacer es muy corta. Nunca supera los 30 artículos. Esto se debe a que hago todo lo que puedo inmediatamente. Si necesito hacer una llamada telefónica, en lugar de ingresarla en mi lista de tareas pendientes, simplemente hago la llamada. Si puedo completar la acción en menos de dos minutos, simplemente sigo adelante y lo hago. ¿Por qué esperar? Se sorprenderá de cuánto este «sesgo hacia la acción» reducirá su carga de trabajo.
Por el contrario, cuando no lo hace con prontitud, termina generando aún más trabajo para usted y para los demás. Cuanto más tiempo se sienta un proyecto, más tiempo se necesita para superar la inercia y ponerlo en marcha nuevamente. La clave es definir la siguiente acción y llevarla a cabo. No tienes que completar todo el proyecto, solo la siguiente acción.
4. Deje de asistir a reuniones de bajo impacto.
Si hay algo en lo que probablemente todos estemos de acuerdo, es que vamos a demasiadas reuniones. O el organizador de la reunión no está preparado, el objetivo de la reunión no está definido o realmente no puede afectar el resultado de una forma u otra. Cada reunión debe tener un objetivo escrito y una agenda escrita. Si no tiene estos dos elementos mínimos, ¿cómo sabe cuándo terminó la reunión? ¿Podría esto también explicar por qué las reuniones parecen prolongarse hasta que todos están agotados?
Si el contenido de la reunión es irrelevante para usted y su trabajo, o si no siente que realmente agrega que mucho a la discusión, pida que se disculpe.
5. Programe tiempo para hacer su trabajo.
Esto es crucial. Como dice el dicho, “la naturaleza aborrece el vacío”. Si no tomas el control de tu calendario, alguien más lo hará. No puede pasar todo su tiempo en reuniones y aun así hacer su trabajo. En su lugar, debe hacer citas con usted mismo. Sí, adelante y póngalos en su calendario. Luego, cuando alguien solicite una reunión, puede decir legítimamente: “No, lo siento, eso no funcionará. Ya tengo un compromiso. ¡Y lo haces a ti mismo!
6. Cultiva el hábito de no terminar.
No vale la pena terminar todos los proyectos que comienzas. A veces, nos involucramos y nos damos cuenta: «Esto es una pérdida de tiempo». Bien, entonces date permiso para dejarlo. Hago esto todo el tiempo con la lectura. Es por eso que soy capaz de leer tantos artículos y libros. Este es el pequeño y sucio secreto de las publicaciones: No vale la pena terminar la mayoría de los libros. La mayoría de los libros se pueden cortar por la mitad y no te perderías nada. La clave es leer todo el tiempo que te interese y luego detenerte. Hay demasiados grandes libros para leer sin atascarse en los meramente buenos.
7. Participe en una revisión semanal y una vista previa.
Parte de la razón por la que nuestras vidas se salen de control es porque no planificamos. Una vez a la semana, tienes que salir a tomar aire. O, para cambiar la metáfora, tienes que tomar el avión hasta 30,000 pies, para que puedas ver el panorama general. Generalmente hago esto los domingos por la noche. Reviso mis notas de la semana anterior y miro mi calendario. He escrito en otra parte sobre este tema, así que no me repetiré aquí.
Es posible que no pueda reducir su semana laboral a cuatro horas, y honestamente, ¿quién querría hacerlo?, pero puede sin duda, redúzcalo a un nivel manejable eliminando el movimiento desperdiciado y desarrollando algunos buenos hábitos con estos ahorradores de tiempo.