Decisión difícil: ¿Quién debe asistir a las reuniones de liderazgo?
Llega un punto en el que invitar a más personas a la reunión no es la solución más óptima. La lógica podría sugerir que si hay un problema de comunicación, la mejor solución es incluir a más personas en la conversación. Sin embargo, el problema es que llega un punto en la dinámica de las reuniones en el que agregar personas hace que las comunicaciones sean más difíciles.
El punto de quiebre probablemente ocurra cuando haya más de ocho personas en una sala. Por necesidad, la conversación se vuelve más unilateral porque no hay suficiente tiempo para obtener las opiniones y preguntas de todos sobre cada tema de la agenda.
Para las iglesias, la primera vez que notará que esto probablemente suceda cuando la iglesia llega a una asistencia de 600 a 800 personas. Si usted es como la iglesia promedio, tendrá más de 8 empleados de tiempo completo y de medio tiempo. Hasta este momento, es posible que haya invitado a todos a la reunión semanal del personal. Si desea continuar creciendo, deberá comenzar a excluir a algunas personas de las reuniones del equipo de liderazgo.
Para la mayoría de las iglesias, la primera transición que adoptan para romper esta barrera es invitar únicamente a los líderes del ministerio a la reunión semanal de personal. Solo debe incluir a las personas que lideran a otras personas. El personal de apoyo, las personas que principalmente completan las tareas, no asisten a las reuniones del equipo de liderazgo. Esto permite que el equipo de liderazgo participe de manera más efectiva cuando se trata de tomar decisiones sobre el futuro de la iglesia.
El segundo punto de transición probablemente sucede cuando la iglesia tiene entre 1500 y 1800 asistentes. En ese momento, no es inusual que el número de pastores, directores y coordinadores del ministerio supere las ocho personas. Una vez más, algo debe cambiar o la toma de decisiones se detendrá por completo y el crecimiento se estancará.
Esta vez, la transición es un poco más difícil, porque necesitará eliminar algunos líderes ministeriales del conversaciones del equipo de liderazgo. Aquí es cuando las iglesias aprenden que solo tienen suficiente espacio para los líderes de líderes en las reuniones semanales del equipo de liderazgo. Eso significa que algunos pastores, directores y coordinadores tendrán que ser excluidos para que la iglesia mejore la toma de decisiones y pase al siguiente nivel.
Ahora, para tranquilizarlo, estos cambios en el equipo de liderazgo Las reuniones no eliminan la oportunidad de que el resto del personal participe en la toma de decisiones. Y ciertamente no elimina la necesidad de comunicarse con todos en el equipo de personal.
Reuniones del equipo ministerial
Si el equipo de liderazgo está hablando de estrategias dirección del ministerio, todavía es necesario que haya muchas conversaciones y decisiones en torno a la ejecución de esa estrategia. Esos deben suceder al nivel del equipo ministerial en lugar del nivel del equipo de liderazgo. Eso significa que cada equipo ministerial necesitará reuniones periódicas que incluyan personal de apoyo y otros líderes para tomar decisiones de ejecución y luego comunicar esas decisiones.
Reuniones de todo el personal
Todavía necesitará tener reuniones periódicas con todo el personal para compartir la visión, la información y las historias con todos. Sin embargo, la diferencia es que estas no son reuniones de decisión. En cambio, están realmente diseñados para mantener a todo el equipo de personal informado. Algunas iglesias hacen estas reuniones una vez por semana. Otros las hacen una vez al mes.
Comunicaciones después de la reunión
Al final de cada reunión, debe responder dos preguntas clave. La primera es ¿cuáles son los pasos de acción? A medida que se toman decisiones, se generará una lista de los próximos pasos. Todos en la sala deben tener claro quién va a hacer qué y cuándo.
La segunda pregunta clave es qué debe comunicarse de inmediato. Patrick Lencioni llama a esto «comunicaciones en cascada». ;¿Necesita decidir qué información debe compartirse con el resto del equipo para cuándo? Estas son conversaciones bidireccionales, por lo que no puede hacerlo por correo electrónico. Tiene que compartir la información clave y luego ofrecer oportunidades para que las personas hagan preguntas y obtengan aclaraciones sobre las implicaciones de las decisiones.
¿Siente que su equipo está atascado? Podría ser porque tienes a las personas equivocadas en la reunión. ¿Hay más de ocho personas en la mesa? Si es así, algo tiene que cambiar. ¿Está utilizando reuniones del equipo del ministerio, reuniones de todo el personal y comunicaciones después de la reunión para cerrar el ciclo de información? Si no es así, podría ser hora de que reconsidere su estrategia de reunión.
¿Ha enfrentado desafíos similares a medida que su iglesia ha crecido?