¿Está cometiendo estos 3 errores con su software de administración de iglesias?

Al hablar con nuestros clientes a lo largo de los años, han descrito tres errores principales que han cometido con su software de administración de iglesias. Para algunos, estos errores han provocado una gran frustración, múltiples cambios de software y la pérdida de mucho tiempo y dinero. Estos problemas pueden ser muy familiares para usted, pero si no, podrían servir como señales de advertencia para problemas que podrían surgir en su futuro. Nuestros clientes han descrito sus tres áreas principales de errores de ChMS como Elección incorrecta, Implementación incorrecta y Capacitación insuficiente.

Errores de ChMS: Elección incorrecta

Hemos descrito antes que la mejor opción de el software es uno que se adapta a la iglesia individual y es uno que todo el personal adoptará y usará. En muchos casos, las iglesias emplean software que simplemente no encaja. En un nivel básico, no hace las cosas específicas que la iglesia necesita que haga, en la forma en que la iglesia quiere hacerlas. Quizás su ChMS actual era el más adecuado para la iglesia hace muchos años porque ofrecía nuevas características que ningún otro ChMS tenía. Pero hoy, simplemente no satisface las necesidades del ministerio creciente y cambiante de la iglesia. Tal vez la iglesia ha cambiado su programación de tal manera que las funciones que necesitaba entonces y las funciones que necesita ahora son diferentes.

En la mayoría de los casos, cuando una iglesia mira hacia atrás y decide que tomó una decisión equivocada , uno de los tres caminos para elegir el ChMS suele ser el culpable.

• Las funciones o características más geniales ganan: Aquí, la iglesia asigna una cantidad desmesurada de valor a un “ genial” característica o dos que otros sistemas no tienen. Es el síndrome del “nuevo centavo brillante”. O la iglesia puede verse influenciada por una apariencia más moderna, más simple o más bonita, aunque la funcionalidad subyacente puede no funcionar tan bien para ellos como un sistema con una interfaz más anticuada y complicada. Si bien las características discretas pueden aportar mucho valor, la iglesia debería evitar elegir un sistema completo para todo el personal sobre la base de una o dos características excepcionales que representan solo una pequeña porción de la utilidad general del ChMS.

• El mejor vendedor o proceso de ventas gana: seamos realistas, algunos profesionales de ventas son mucho mejores que otros. Muchos de nuestros clientes se han arrepentido de comprar un sistema ChMS como resultado de haber sido influenciados por un proceso de ventas superior, un vendedor más receptivo o una demostración de producto más fluida e impresionante. Por esta razón, aconsejamos a las iglesias que participen en un proceso sistemático que asegure que el software realmente se ajuste a sus necesidades específicas. Esto tiende a limitar la influencia de las habilidades del profesional de ventas excepcional o menos que adecuado. A veces, las iglesias pueden pasar por alto una opción que es la mejor opción para ellos porque el vendedor que se comprometió con ellos la representó mal. Si bien los profesionales de ventas no están entusiasmados con este enfoque, recomendamos a nuestros clientes que prescindan de la demostración enlatada de «perro y pony» y exigimos a la empresa de software que demuestre las capacidades del software en función de los requisitos detallados de la iglesia, no del guión establecido por la empresa de software. .

• La persona más infeliz decide por todos: Las iglesias cometen este error cuando una persona en el equipo de personal tiene una gran influencia en el proceso general. Por lo general, estas personas se sienten frustradas y sufren con el software o los procesos que son inadecuados y les impiden lograr con éxito los objetivos de su función y ministerio. Debido a que son apasionados, tienden a ser muy elocuentes sobre sus elecciones. Otros miembros del personal pueden no ser tan apasionados o estar tan atados a la tecnología para sus funciones ministeriales, por lo que difieren. Y esto puede causar problemas reales. Porque ahora, tiene a una persona decidiendo por muchas basándose únicamente en qué producto se adapta mejor a su área o preferencia en particular. Una vez más, aquí es donde el proceso puede ayudarlo a evitar errores.

Con una identidad, una estrategia y una lista de requisitos muy claras en la mano, será mucho más probable que elija un ChMS que sea mejor para usted y evitar el error de Elección incorrecta.

Errores de ChMS: Implementación incorrecta

El segundo error principal al que se refieren nuestros clientes de la iglesia es implementar software de una manera que no maximiza la potencial del software o no se ajusta a sus procesos ministeriales muy específicos. En este caso, la iglesia en realidad tomó una decisión buena y bien informada. El software “encaja” y el personal está dispuesto a usarlo. Puede hacer el trabajo, pero no se ha configurado correctamente para el trabajo único que requiere esta iglesia. Tal vez tenga procesos en papel o manuales que no se han incorporado al proceso ChMS o al módulo de flujo de trabajo. Puede haber campos personalizados que necesitan ser diseñados. O hay algún desarrollo de API personalizado que realmente lo haría cantar.

Esto también puede ser una cuestión de tiempo. Los ministerios crecen y cambian, al igual que los procesos, las tareas y la filosofía del ministerio. Tal vez el software se implementó cuando usted era una iglesia de escuela dominical de un solo sitio y ahora es una iglesia de grupos en el hogar de varios sitios y solo necesita reestructurar sus grupos y congregaciones.

Comenzar con el fin en mente Es vital. Si bien la mayoría de las empresas de ChMS son muy útiles y están dispuestas a trabajar con usted para implementar mejor su software, sus consejos son tan buenos como la información que han recibido. Sin objetivos estratégicos específicos y procesos a partir de los cuales trabajar, es probable que proporcionen una implementación más “genérica” que sea menos efectiva de lo que podría ser. Aquí es donde una estrategia bien concebida es tan importante para evitar el error de Implementación Incorrecta.

Errores de ChMS: Capacitación Insuficiente

El tercer gran error identificado por muchos de nuestros clientes de la iglesia es el darse cuenta de que no invirtieron suficiente tiempo y energía en una capacitación integral y continua sobre cómo usar su ChMS. Por lo general, cuando una iglesia compra un nuevo ChMS, todo el personal pasa por un “campo de entrenamiento intensivo”. Esta sesión o período de capacitación generalmente se enfoca en el sistema general y es posible que los usuarios no profundicen lo suficiente en su área específica. Además, es difícil retener mucha información en este tipo de transferencia de datos «firehose».

Un problema adicional es el tiempo. Desde la capacitación original, quizás hace años, ha habido una gran rotación de personal/voluntarios. Hoy, tal vez solo unos pocos de los pioneros originales de ChMS todavía están en la iglesia. Y la mayor cantidad de capacitación que ha tenido el personal es una explicación de diez minutos de la última persona en su función sobre las dos cosas que hacían todos los lunes por la mañana. A menudo escuchamos quejas sobre el software ChMS específico de que simplemente no hará esta «cosa realmente importante», cuando, en realidad, el software hará absolutamente esa «cosa realmente importante». Los usuarios simplemente no han sido capacitados de manera efectiva o han confiado en un evento de capacitación único que simplemente no sigue el ritmo. Para evitar el error de Capacitación insuficiente, la iglesia debe invertir en capacitación continua y específica para cada función para todo el personal que utiliza el ChMS. Esto ciertamente se puede hacer a través de un modelo interno de Capacitación del capacitador para reducir costos, pero es vital.

Idealmente, nuestros clientes de la iglesia evitarían por completo estos tres errores comunes de ChMS, pero la realidad es que muchos de ellos han cometido algunos de estos errores y no van a cambiar los sistemas ChMS en el corto plazo. Simplemente no pueden justificar el costo, la molestia y el tiempo involucrados en un cambio.

Este artículo apareció originalmente aquí, y se usa con permiso.