Evalúe su ChMS con estas 3 preguntas asesinas

He estado en la iglesia a tiempo completo durante casi 20 años. En ese tiempo me he sentado en primera fila con al menos cuatro soluciones diferentes de administración de iglesias. Una solución de administración de iglesias es simplemente una base de datos que contiene la información de los miembros de su iglesia: sus números de teléfono, correos electrónicos, historial de donaciones, estado de membresía y cualquier otra cosa que pueda necesitar saber. Algunas de estas cuatro soluciones no eran realmente soluciones en absoluto. He visto de todo, desde una enorme hoja de cálculo de Excel hasta un servidor in situ de primera línea que nos cuesta decenas de miles cada año. Después de innumerables migraciones e incluso un intento sin base de datos (una verdadera pesadilla), me di cuenta de que hay tres preguntas que hacer al evaluar su solución actual.

Pregunta n.º 1: ¿Es utilizable?

¿El software hace lo que usted quiere que haga? Recuerdo haber usado un software muy costoso en una iglesia de 1000 miembros, y ni siquiera podía manejar las donaciones en línea. Así que salimos y le pagamos a otro proveedor para que manejara nuestra parte en línea. Ninguno de ellos hizo el registro de entrada a la guardería, por lo que teníamos un software separado para eso. Antes de que nos diéramos cuenta, teníamos cuatro bases de datos diferentes con nombres e información. ¡Actualizar cualquier cambio en las cuatro bases de datos se convirtió en un dolor de cabeza a tiempo completo para una secretaria!

¿Qué quiere que haga su base de datos? ¿Qué problemas necesitas resolver? Hay una recuperación básica de la información. Si no puede buscar el número de teléfono de un miembro de la iglesia mientras está de viaje, su base de datos es esencialmente inútil. Recuerdo haber llamado a la oficina mientras estaba de viaje para pedir direcciones y números de teléfono. Estamos en un nuevo mundo de teléfonos inteligentes e Internet. Nuestra base de datos debería, como mínimo, darnos acceso móvil a nuestros datos. Haz una lista de las cosas con las que necesitas ayuda. ¿Asistencia en grupos? ¿Registro de guardería? ¿Registros de eventos? ¿Dando en línea? ¿Hacer un seguimiento de las donaciones de la gente? ¿Su solución actual resuelve alguna de las necesidades que su iglesia tiene actualmente, o podría mejorarse?

Pregunta #2: ¿Es fácil de usar para el usuario? amigable?

Una de mis soluciones favoritas de administración de iglesias también fue una de las peores que mi equipo tuvo que usar. Cuando migramos a su software, todo nuestro equipo tuvo que someterse a más de 10 horas de capacitación en video sobre cómo usarlo. Recuerdo en nuestra reunión semanal de personal persuadir a todos para que hicieran su capacitación en video. ¡Pasé meses usando mi influencia y liderazgo para hacer que la gente viera videos de entrenamiento aburridos! Terminé todos mis videos en la primera semana y estaba muy emocionada de implementarlo entre nuestros equipos. Pero nunca estuvo completamente integrado porque nuestros pastores tenían cosas más importantes que hacer que convertirse en Ph.D. estudiantes de otra solución de base de datos de la iglesia.

¿Qué tan difícil es capacitar a alguien para usar su software de base de datos? ¿Solo una persona en la iglesia sabe cómo usarlo? ¿Qué tan difícil es ejecutar un informe? ¿Para ingresar datos? Es muy posible que su solución de software se convierta en otro problema.

Como plantador de iglesias, actualmente me encuentro en un entorno de alto número de voluntarios sin otro personal remunerado. No hay forma de que las personas accedan a un software como el descrito anteriormente. No funcionó con un equipo grande (pagado); va a ser desastroso para un equipo de voluntarios. Necesita una solución que sea fácil de usar, fácil de enseñar y fácil de adoptar.

Pregunta n.º 3: ¿Se usa?

¿Alguien en su iglesia realmente usa su base de datos? Érase una vez, usábamos una antigua base de datos basada en un servidor. En realidad fue bastante poderoso. Tenía muchas características útiles y en un momento había sido un líder en el campo. Pero fue feo. Como el sitio web de la vieja escuela feo. Era feo y torpe y requería que estuvieras en una computadora determinada para usarlo. Entonces, cada equipo creó su propia solución. El equipo de la guardería tenía su propia base de datos. Yo era el pastor de jóvenes y teníamos el nuestro. El chico de los grupos tenía un diseño de Excel impresionante. Era el salvaje oeste, y nadie usaba la base de datos central real. Con el tiempo, se convirtió en un software de contabilidad realmente costoso porque todo lo que hacía era realizar un seguimiento de las donaciones.

Su base de datos se vuelve más poderosa según la cantidad de uso. Si no lo está utilizando, ¿por qué tirar el dinero y el esfuerzo de mantenerlo actualizado? Pero si todos los equipos usan la misma base de datos, entonces, de repente, tiene información procesable real. Si veo que los niños de una familia no han estado en la guardería en 5 semanas y han dejado de asistir a su grupo pequeño semanal, entonces tengo un conocimiento real de que se están alejando. Como pastor, puedes entrar en ese momento y ser lo que fuiste llamado a ser. Pero si esa información está repartida en varios jardines amurallados, es posible que no conozca esa historia hasta que una familia se haya caído por el precipicio.

Haga estas tres preguntas sobre su base de datos actual. Si el suyo es útil, fácil de usar y usado, entonces camino a seguir. Pero si sus respuestas son de una nota más pesimista, tal vez sea hora de pensar en encontrar una solución real.

Este artículo apareció originalmente aquí, y se usa con permiso.