Gestión de proyectos para iglesias: una guía breve
La gestión de proyectos para iglesias es una habilidad esencial para los líderes de iglesias.
¿No está convencido de que este sea el caso?
Tome esto en breve cuestionario para averiguarlo:
- ¿No cumple con los plazos con regularidad?
- ¿Sus planes están constantemente por encima del presupuesto?
- ¿Sus eventos, programas o ministerios poca asistencia?
- ¿El personal o los voluntarios de su iglesia están experimentando un estrés significativo?
- ¿Usted o su equipo queman el aceite de medianoche todas las semanas?
Gestión de proyectos para iglesias: una guía breve
Si respondió afirmativamente a cualquiera de estas preguntas, es muy probable que necesite repasar sus habilidades de gestión de proyectos (o aprenderlas por primera vez) .
En esta publicación, quiero ayudarlo a iniciar y completar con éxito cualquier proyecto en su iglesia. Voy a compartir con usted cuatro habilidades esenciales de gestión de proyectos y diferentes herramientas de gestión de proyectos que su iglesia puede considerar.
¡Empecemos!
#1. Sea específico con la gestión de proyectos para iglesias.
El primer paso para completar cualquier proyecto es saber exactamente lo que quiere lograr. En otras palabras, necesita saber a qué apunta.
Piénselo de esta manera.
En la seguridad básica de las armas de fuego, lo primero que debe hacer es identificar lo que estás disparando. Lo mismo se aplica a la gestión de proyectos para iglesias. Debe identificar lo que quiere lograr.
En este punto, hay dos preguntas cruciales que debe responder:
1. ¿Qué quieres lograr?
2. ¿Cuándo debe completarse?
Al responder a la primera pregunta, ¿quiere iniciar un ministerio de grupos pequeños para discipular a los nuevos miembros de la iglesia? ¿Está interesado en adquirir un sistema de sonido portátil? ¿Necesita iniciar una campaña de capital para financiar un nuevo proyecto de construcción?
No se preocupe por todos los detalles, todavía.
Lo que necesita concretar es lo que quieres lograr.
¿Sabes lo que quieres lograr?
¡Genial!
Ahora necesitas saber cuándo tienes que completar tu objetivo.
Algunos de los proyectos que debe completar tendrán un comienzo y un final difíciles. Dicho de otra manera, la fecha es inflexible. Para otros proyectos en su iglesia, el tiempo puede ser flexible.
Independientemente del proyecto, debe elegir una fecha en la que debe completarse. Sin un cronograma específico, su proyecto no es más que un sueño. Por lo tanto, dale a tu visión algunos pasos y haz que camine dándole una fecha de vencimiento.
#2. Delegar la responsabilidad con la gestión de proyectos para las iglesias.
Esta es la realidad de la mayoría de los proyectos:
Son rebeldes como un semental salvaje.
Cuando administrar un proyecto, espere que algo salga mal.
Además, si no tiene a alguien asignado para administrar el proyecto, prepárese para que se descarrile por completo.
¿Cuál es la moraleja de la historia?
Delegue la responsabilidad de administrar su proyecto.
En su iglesia, esto puede ser a un miembro del personal oa un voluntario. Independientemente de a quién elija para administrar un proyecto, asegúrese de otorgarle la autoridad necesaria para lograr el objetivo.
Cuando asigna a alguien esta responsabilidad, él o ella podrá controlar el proyecto. para asegurarse de que todo vaya por buen camino.
Un director de proyecto debe:
- Crear un plan
- Supervisar el proyecto
- Comuníquese regularmente con todos los involucrados
- Supervise el progreso
- Supere los problemas
Crear un plan y monitorear el progreso involucra más detalles. Entonces, echemos un vistazo más profundo a estas dos tareas.
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#3. Cree un plan para la gestión de proyectos para iglesias.
Después de elegir un director de proyecto, él o ella deberá crear un plan para lograr su objetivo antes de la fecha límite.
En términos generales, aquí hay cinco elementos que el director del proyecto debe cubrir en su plan de gestión:
1. Tareas
2. Delegación
3. Cronología
4. Presupuesto
5. Hitos
El primer paso que debe tomar su gerente de proyecto es identificar cada tarea que debe completarse. De principio a fin, él o ella necesitará saber lo que se debe lograr para completar el proyecto.
En general, su gerente de proyecto tendrá una buena idea de lo que se debe hacer. De lo contrario, anímelo a que se comunique con otra persona para obtener información y, si es necesario, agregue diferentes tareas y reorganice la línea de tiempo a medida que surjan las cosas.
Para cada tarea que debe completarse, su gerente de proyecto debe asignar a alguien para completar esa tarea. Las tareas se pueden asignar al administrador del proyecto oa otra persona de su personal o equipo.
Cuando su administrador del proyecto asigna una tarea, también deberá proporcionar una fecha de vencimiento para que se lleve a cabo. Dependiendo de la asignación, anime a su gerente de proyecto a conectarse con la persona a la que le asignó la tarea, para asegurarse de que tenga el ancho de banda para realizarla.
Otro elemento importante que debe planificar es su presupuesto. Para completar su proyecto, ¿cuánto dinero necesitará? Para proyectos más grandes, es mejor establecer un rango. También deberá crear un plan de contingencia si algo no funciona como se planeó inicialmente. Para proyectos más pequeños, asegúrese de saber cuánto dinero necesitará y asegúrese de que el liderazgo de su iglesia esté informado.
Finalmente, su gerente de proyecto debe establecer hitos. Para completar su proyecto, ¿qué hitos y plazos principales deben cumplirse para garantizar que el proyecto se mantenga encaminado? Al establecer estos puntos de referencia, su gerente de proyecto sabrá si el proyecto se completará a tiempo o si es necesario realizar algún cambio.
#4. Supervise el progreso de la gestión de proyectos para las iglesias.
Algo que querrá enfatizar a sus directores de proyecto es que es clave para ellos monitorear constantemente el progreso del proyecto. Al estar al tanto del plan, su gerente de proyecto podrá guiar el proyecto hasta su finalización.
Para monitorear el progreso, su gerente de proyecto debe comunicarse regularmente de dos maneras:
1. Manteniéndose en contacto con los miembros del equipo
2. Al actualizar a las partes interesadas clave
Su gerente de proyecto debe comunicarse regularmente con todos los miembros del equipo.
En Church Fuel, nos resulta útil reunirnos como equipo una vez por semana para verificar nuestro proyectos y metas. Una reunión semanal es una forma en que puede ayudar a su equipo a trabajar en conjunto para lograr una meta.
Además, es ideal para comunicarse uno a uno con los miembros del personal y los voluntarios involucrados en el proyecto durante toda la semana. . Cuando revise a los miembros de su equipo, pregunte cómo están progresando las cosas y si hay algo que pueda hacer para ayudar.
Otro grupo de personas con las que su gerente de proyecto debe conectarse regularmente son las partes interesadas clave del proyecto. Para su iglesia, este puede ser su liderazgo pastoral principal, el liderazgo de su iglesia (ancianos, diáconos) o líderes voluntarios asignados al proyecto. Desde lo bueno, lo malo y lo feo, su gerente de proyecto necesita compartir cualquier información pertinente que informará a los tomadores de decisiones y les informará a las personas sobre posibles obstáculos.
A quienquiera que toque para administrar su proyecto, pregunte para que proporcionen actualizaciones semanales, bimensuales o mensuales sobre el proyecto que están administrando. La frecuencia con la que solicite actualizaciones dependerá del alcance del proyecto y los plazos involucrados.
En este punto, probablemente se sienta un poco abrumado.
No está solo .
Pero estas son las buenas noticias:
La gestión de proyectos para iglesias no es algo con lo que se nace.
La gestión de proyectos para iglesias es una habilidad puede aprender.
¿Sabe qué más?
Hay un montón de herramientas en línea que puede usar para administrar mejor sus proyectos.
A continuación, voy para compartir algunas opciones.
Antes de hacerlo, quiero asegurarme de que escuche esto alto y claro:
Las herramientas de administración de proyectos son solo herramientas.
Al igual que las herramientas en su garaje o cocina, necesita saber cómo usarlas para obtener los resultados que desea. Sin dominar los consejos básicos de gestión de proyectos que mencioné anteriormente, no importará qué herramienta de gestión de proyectos utilice.
Bien, dicho esto, aquí hay algunas herramientas que recomendamos.
Soluciones para la gestión de proyectos para iglesias
Existen numerosas herramientas de gestión de proyectos que puede utilizar.
Entre estas herramientas, encontrará una variedad de pros y contras.
Pero estas son algunas de las características estándar que debe buscar. Necesitará la capacidad de:
- Agregar proyectos
- Asignar tareas y fechas de vencimiento
- Compartir archivos
- Comunicarse con su equipo
En resumen, independientemente de la herramienta de administración de proyectos que elija, podrá cumplir con los consejos que compartimos anteriormente en una ubicación central. Esto significa que no habrá más cadenas de correo electrónico, notas adhesivas ni mensajes de texto grupales.
¿No está seguro de qué herramienta elegir?
Si recién está comenzando con gestión de proyectos para iglesias, esto es lo que sugerimos:
No pase horas investigando y probando las diferentes opciones.
Elija una herramienta de gestión de proyectos para usar y responsabilice a su equipo de usándolo también. En lugar de alternar entre diferentes herramientas, concéntrese en usar una durante varios meses para saber si satisfará sus necesidades o averiguar qué funciones le gustan más.
Por el bien de esta publicación, estoy no podrá cubrir los entresijos de cada herramienta de gestión de proyectos. Sin embargo, lo guiaré en la dirección correcta para comenzar.
Después de trabajar con cientos de líderes de la iglesia, descubrimos que estas tres herramientas de administración de proyectos son las más populares:
1. Campo base
2. Asanas
3. Trello
Estas tres opciones funcionan bien para iglesias pequeñas, están basadas en la nube y también pueden ampliarse para satisfacer las necesidades de iglesias más grandes.
Cuando se trata de precios, Trello ofrece más capacidades gratuitas en comparación con Asana y Basecamp. Así que esto es naturalmente una gran victoria para muchas iglesias.
Independientemente de la opción que elija, hay una curva de aprendizaje involucrada. Planee dedicar tiempo a descubrir cómo maximizar cualquier herramienta que elija usar.
En Church Fuel, nuestro director ejecutivo, Michael Lukaszewski, tiene fe ciega en Basecamp. Los tipos de proyectos que administramos pueden parecer diferentes a los de su iglesia. Pero después de experimentar con diferentes herramientas, hemos encontrado que esta satisface todas nuestras necesidades.
Te toca
Ahí lo tienes: los mejores consejos de gestión de proyectos para iglesias, y algunas soluciones de administración de proyectos sugeridas para comenzar.
Como recordatorio amistoso: la herramienta que usa para administrar sus proyectos no es tan preocupante como seguir los consejos de administración de proyectos anteriores.
Concéntrese en aplicar estas mejores prácticas y estará bien encaminado para administrar con éxito cualquier proyecto que emprenda su iglesia.
Este artículo apareció originalmente aquí