Microsoft Teams: Safe, Secure, and Strong

Este artículo aparece en la edición de verano de 2020 de la revista Ministry Magazine. Lea y descargue gratis aquí.

La pandemia ha hecho que muchos trabajen desde casa por primera vez y las organizaciones luchan por mantener esta nueva generación de trabajadores remotos conectados y productivos. Las congregaciones y sus grupos pequeños también están luchando por encontrar formas significativas de conectarse mientras las reuniones en persona están muy restringidas. Si su organización usa Office 365 (ahora llamado Microsoft 365), tiene acceso a una herramienta increíblemente poderosa llamada Microsoft Teams. Lo más probable es que haya tenido acceso durante un tiempo y simplemente no lo supiera.

Antes de apresurarse a Teams, considere si ya tiene herramientas que pueda usar. Por ejemplo, si el 75% de su grupo está en Facebook, entonces use Facebook, porque la curva de aprendizaje es solo para el 25% que no lo usa. La curva de aprendizaje es siempre del 100 % si decide utilizar otra plataforma por completo. Trate de encontrar un denominador común primero. Luego, si no hay algo seguro o disponible, comience a buscar otras opciones.

Microsoft Teams es un producto relativamente nuevo, presentado en 2017. Se creó integrando varios productos de colaboración de Microsoft existentes, como Skye, Skype Empresarial y Microsoft Classroom. Fue diseñado para ser una forma para que las organizaciones no solo colaboren, sino que también se comuniquen y se reúnan virtualmente. (¿Quién diría que en 2020 la única forma de colaboración, comunicación y reunión sería virtualmente?)

Hoy Teams se está expandiendo rápidamente y agrega características y funciones a un ritmo vertiginoso. Teams está siendo utilizado por escuelas para el aprendizaje remoto, corporaciones para reuniones de juntas, organizadores de conferencias para eventos virtuales e iglesias para servicios de transmisión en vivo o grupos pequeños. Con Teams integrado en Microsoft 365 y Windows 10, la integración facilita su uso, pero hay un problema. Como su nombre lo indica, Teams está diseñado para un equipo, por lo que está muy integrado con el ecosistema de Microsoft. Zoom, Facebook, WebEx y otros proveedores facilitan la adición de usuarios e invitados que no forman parte de su equipo u organización.

Como plataforma enfocada en la comunicación, Teams originalmente se limitaba a mostrar solo un 4-up pantalla, lo que significa que solo podía ver a otros 4 participantes en su pantalla a la vez. Otras herramientas enfatizaron su capacidad para mostrar de 25 a 50 usuarios en la pantalla al mismo tiempo. Microsoft inicialmente resistió la presión de mostrar más usuarios, afirmando que la productividad se vería obstaculizada. ¿Los participantes se enfocan en la comunicación y su contenido, o escanean 25 pequeños cuadros en su pantalla para echar un vistazo a las casas de otros o ver mascotas que se portan mal en el fondo? Actualmente, Teams ahora muestra hasta 9 usuarios, pero ese número probablemente aumentará.

Teams también requiere un poco de configuración cuando se integra con una instalación de Microsoft 365. Puede obtener una cuenta gratuita y comenzar a usarla ahora incluso sin una configuración de organización de Microsoft 365, pero muchos han descubierto que usar Teams con invitados (o incluso entre otra organización de Microsoft 365) es un poco engorroso. Estoy seguro de que estos desafíos se abordarán a medida que Microsoft continúe evolucionando la plataforma Teams.

Uno de los aspectos positivos del uso de Teams es la seguridad. Teams está respaldado por los recursos de seguridad de Microsoft y proporciona un portal seguro de comunicación y colaboración. Si bien muchas organizaciones han optado por Zoom y otras plataformas menos seguras, los malos actores están teniendo un día de campo a medida que la gente se apresura a la comunicación virtual sin la seguridad adecuada. Teams utiliza el cifrado y su cuenta profesional o educativa de Microsoft existente (un inicio de sesión menos que recordar) y proporciona autenticación de dos factores.

Al igual que con la mayoría de la tecnología, no existe una solución única para todos. Evalúe lo que está tratando de lograr y haga coincidir la necesidad de funcionalidad con las herramientas adecuadas. Función sobre moda, no moda sobre función. Estoy con Teams, pero puede que no sea adecuado para todos. Es solo una de las herramientas disponibles y definitivamente vale la pena considerarla seriamente, especialmente porque es posible que ya tenga acceso gratuito si es cliente de Microsoft. ¿Por qué pagar extra por otra cosa?