No se limite a administrar su tiempo, adminístrelo: 5 claves

La administración sabia de nuestro tiempo es un asunto muy espiritual. El Señor, en su gracia, nos ha dado una cantidad predeterminada de tiempo y somos responsables de utilizarlo con sabiduría.

Como señala Oswald Sanders en su obra clásica Liderazgo espiritual, cada uno de nosotros tiene la misma cantidad de tiempo cada día que el presidente de los Estados Unidos. ¿Cómo podemos maximizar el tiempo que se ha dado? ¿Cómo podemos deshacernos de parte del tiempo perdido?

Si bien esta lista no es infalible ni exhaustiva, aquí hay cinco prácticas que he aprendido hasta ahora sobre la administración del tiempo.

1. Planifique con anticipación.

En lugar de iniciar su día sin un plan, conozca los proyectos, conversaciones, decisiones y acciones más importantes que deben suceder al comenzar el día. De lo contrario, puede vagar fácilmente en el día, hacer un trabajo de menor valor agregado y simplemente existir.

Para mí, miro cada día que viene la noche antes de que comience el nuevo día. Hago una lista, a veces mental, a veces en papel, de las cosas más importantes que deben suceder al día siguiente. Si lo hace, me ayuda a comenzar mi día con un plan. No hacerlo me pondría en una postura reactiva. Todavía podría estar ocupado, pero muy posiblemente estaría ocupado haciendo las cosas incorrectas.

2. Ataca el día.

Hay una diferencia entre comenzar el día con una postura ofensiva y comenzar el día con una postura defensiva.

Con una postura defensiva, probablemente invertirá más tiempo en lo menos importante y menos tiempo en lo más importante. Si no inicia el día con el compromiso de poner su mejor energía en lo más importante, la bandeja de entrada o el correo de voz pueden captar su mejor energía. Es probable que dedique más tiempo del necesario a elementos o problemas menos importantes, etc.

Con una mentalidad de ataque, los elementos en la bandeja de entrada y el correo de voz aún llaman su atención, pero reciben la atención adecuada. .

3. Redimir los tiempos muertos.

Tener un plan para el día con mentalidad de ataque conduce inevitablemente al deseo de redimir los tiempos muertos. Los tiempos muertos son a menudo los espacios entre eventos que pueden ser desperdiciados o utilizados. Los tiempos de conducción y los tiempos de espera son los más comunes.

Tiempos de conducción: en lugar de hacer clic constantemente en “escanear” en el botón de radio, use su tiempo de manejo para aprender o conectarse. Zig Ziglar acuñó la frase “universidad del automóvil” para describir cuánto se puede aprender mientras se conduce. Del mismo modo, el tiempo de manejo es excelente para eliminar varias llamadas telefónicas.

Tiempos de espera: usaré a Ben y Scott para ilustrar. Están en el mismo vuelo de Atlanta a Miami.

Dado que el vuelo dura aproximadamente 90 minutos y probablemente solo haya 40 minutos en los que no pueda usar su computadora portátil, Ben decide hojear el Sky revista frente a él. Después de todo, no quiere pagar $5,99 para estar en Internet durante 40 minutos.

Scott, sin embargo, llega al aeropuerto con un plan. Después de registrarse, comienza a leer el libro que ha estado estudiando. Una vez sentado, continúa leyendo hasta que los pasajeros están autorizados a usar sus computadoras. Durante los siguientes 40 minutos, escribe varios correos electrónicos en un documento de Word para simplemente copiarlos y pegarlos más tarde. Cuando llega el momento de apagar la computadora, Scott cambia su computadora por el libro y continúa leyendo.

Un uso muy diferente de 90 minutos.

Sea prudente con lo anterior. Cuando esté en una cita con su esposa, no vea el tiempo entre el aperitivo y el plato principal como un «tiempo de espera para ser redimido». Los tiempos de espera son grandes porciones de tiempo que de otro modo se desperdiciarían. Cuando estés con la gente, mantente presente. No ponga los proyectos por encima de las personas.

4. Cree espacio para los grandes proyectos.

Creo que los proyectos, planes, mensajes, lecciones de liderazgo, etc., necesitan grandes porciones de tiempo para prepararse de manera efectiva. Cuatro horas de preparación en un bloque son mucho más fructíferos que ocho bloques de tiempo de 30 minutos.

Por esta razón, mantengo tres o cuatro elementos grandes en mi escritorio y bloqueo varios bloques grandes de tiempo. tiempo a la semana. Es mucho más efectivo usar bloques de tiempo de 30 minutos para correos electrónicos y reuniones rápidas.

5. Cierra el día: pon a cero tu bandeja de entrada.

Cuando termina el día, me resulta muy útil responder a mis correos electrónicos y planificar el día siguiente. Si hay un correo electrónico que requerirá más seguimiento, lo muevo a una carpeta de seguimiento. Es un movimiento pequeño, pero me da la sensación de que estoy comenzando el nuevo día con una nueva perspectiva.   esto …