The Paperless Office

Julie

Julie era una misionera joven y entrañable que tenía un ministerio fantástico del que me moría por conocer.  Hace unos quince años, Julie entró en mi oficina y estaba al borde de las lágrimas.

“¿Qué’pasa?” —pregunté.

“Bueno, dijiste que querías verme, y ahí estás detrás de ese gran escritorio…y siento que me están llamando a la oficina del director…y tengo ¿Hice algo mal?»

Pensé qué había hecho mal yo, no ella.  Seguía volviendo a sus palabras, «ese gran escritorio». Durante un mes, le pregunté a la gente al respecto.  Aprendí que mi altura (6’3”) puede ser intimidante.  Pon a un tipo imponente detrás de un escritorio y me vuelvo formidable.  Me preguntaba: “Si parezco serio cuando estoy feliz detrás del escritorio, ¿cuánto más cuando estoy perplejo?

La cuestión del papel

Hablé de deshacerme del escritorio y la gente siempre regresaba a la misma pregunta: «¿Qué vas a hacer con los papeles y los informes?» Incluso sin una respuesta, me deshice del escritorio.  Opté por un sofá, dos cómodos sillones laterales y una pequeña mesa de café.

Con el experimento, a la gente le resultó más fácil hablar y conocerme.  El cambio de mobiliario también me ayudó a relajarme en la oficina, al no estar tan «en el trabajo». Empecé a rezar más con la gente.

La “pregunta del papel” estuvo conmigo hasta la era de los portátiles.  Entonces tuve mi respuesta.  Me iría con una oficina sin papeles y llevaría todos los elementos necesarios en mi computadora portátil.

De personas de todo el país, he recibido la misma respuesta que muchos de ustedes lectores están pensando en este momento:

Pregunta:  En una reunión, ¿cómo maneja un informe que se le entrega?
Respuesta:  Léalo y devuélvaselo a la persona al final de la reunión.

Pregunta: ¿Qué pasa con los informes vitales que debe conservar?
Respuesta: Pídale a la persona que me lo envíe en Formato MSWord o PDF.

Pregunta: ¿Qué pasa con… y generalmente la gente no tiene una tercera pregunta?
Respuesta:  ¿Ves lo fácil que podría ser?

Janet

Janet era la esposa de un exitoso presidente de una gran misión agencia.  Ella vino con su esposo a una conferencia en mi oficina.  Estábamos teniendo un tiempo maravilloso, hablando sobre el ministerio en el extranjero.  De repente, Janet dejó escapar un grito ahogado y puso su mano sobre el brazo de su esposo.

“¿Esta es su oficina?” ella me preguntó.  Asentí.
“¿Dónde están todos los archivadores?”  Le dije por qué no necesitaba ninguno.
“¡Ni siquiera tienes un dispensador de clips!”  Le confesé que tenía razón.  En mi oficina, ya no necesitaba clips, grapadoras ni un bote de basura.

Los ojos de Janet se desorbitaron ante la perspectiva.  La oficina de su esposo estaba repleta de archivadores de cinco cajones e informes con clips.  Quizás para él, los sujetapapeles eran como escobas en «El aprendiz de brujo» de Goethe.

Los archivos pendientes van a mi computadora en un área especial o los guarda mi asistente ejecutivo.  Lo mismo ocurre con los proyectos en curso y los archivos a largo plazo.  No dejo trabajo desperdigado en mi oficina virtual o física.  Cuando entro en mi espacio, veo una hoja de trabajo limpia todos los días.  Ken Blanchard, el gurú de la administración, dijo una vez que las personas logran más cuando llegan a su oficina y el escritorio está limpio.  ¡Sí!

Conclusión

Cientos de pastores ejecutivos han oído hablar de mi respuesta a «la pregunta del papel». ;  Últimamente, incluso se ha puesto de moda no tener mucho papel y volverse «verde».

• Dejar de usar papel durante 30 días.

• Coloque todo el trabajo en carpetas y “ocultar” ellos cada noche: archivos pendientes, en curso o a largo plazo.  Utilice un software automático para hacer una copia de seguridad de su computadora cada hora.

• Maximice el tiempo relacional.  Escucha las necesidades de los que Dios trae a tu oficina.  Orar con los superiores, los subordinados y las ovejas.  Cuando las relaciones son sólidas, las discusiones de negocios son mucho más rápidas.

Sé el dueño de tu oficina.  Trabaje de manera eficiente.  Concéntrese en las personas.

Jesús dijo: «Simón, hijo de Juan, ¿me amas de verdad?»
Pedro respondió: «Sí, Señor, tú sabes que te amo».
“Cuida de mis ovejas”  Juan 21:16  esto …